Архівування е-рахунків: хто, як довго і в якій формі

Коротко

• Електронні рахунки зберігає платник ПДВ, виставлені й отримані, десять років від закінчення календарного року, якого рахунок стосується.
• Зберігається XML. PDF є лише зображенням документа і архів у XML не замінює.
• Цифровий листоноша не має законного обов’язку зберігати надіслані XML. Обов’язок залишається на вас.
• На неплатника ПДВ, який е-рахунки лише приймає, обов’язок зберігати електронні рахунки згідно з § 85o не поширюється. Для деяких отриманих рахунків, однак, діє § 76 (описуємо нижче).
• Архів даних у нас зберігає оригінали в ЄС протягом співпраці. Це сховище, а не переймання вашого законного обов’язку.

Хто мусить зберігати е-рахунки

Зберігання рахунків регулює § 76 закону № 222/2004 Зб. з. про ПДВ. Фінансова адміністрація (далі ФА) зазначає, що цей параграф після 1. 1. 2027 залишається незмінним, тож діє як дотепер (FAQ ФА, частина II, питання 18). Згідно з ним платник зберігає копії рахунків, які склав (або які від його імені склав замовник чи третя особа), і отримані рахунки (§ 76 абз. 1 літ. a).

Для електронних рахунків додалося окреме правило. У період з 1 січня 2027 року згідно з ФА застосовується порядок згідно з § 85o абз. 15 закону про ПДВ у редакції, чинній до 30 червня 2030 року: платник зобов’язаний зберігати електронний рахунок десять років від закінчення календарного року, якого він стосується (FAQ ФА, частина I, питання 59). Посібник ФА для неурядових організацій доповнює, що цей обов’язок стосується платників ПДВ незалежно від того, чи вони у статусі постачальника, чи замовника.

Урядовий законопроєкт (друк 1454), станом на 30. 9. 2026 у першому читанні, пропонує з § 85o вилучити абзац 10 і перенумерувати подальші абзаци, тож абзац про зберігання став би абзацом 14. Його зміст проєкт не змінює. Проєкт поки що не є чинним законом.

Як довго

Десять років від закінчення календарного року, якого рахунок стосується. Рахунок за постачання у березні 2027 року, отже, зберігається до кінця 2037 року. Той самий десятирічний строк § 76 абз. 1 літ. a) має і для інших рахунків. Інакше врегульовані отримані рахунки, що стосуються інвестиційного майна згідно з § 54 абз. 2 літ. b) і c): вони зберігаються до кінця періоду коригування відрахованого податку (§ 76 абз. 1 літ. b).

У якій формі: XML, а не PDF

Згідно з ФА рахунок у PDF є лише зображенням документа, тоді як е-рахунок є структурованим XML-файлом, який опрацьовується автоматично (FAQ ФА, частина I, питання 3). При архівуванні ФА виходить із визначення електронного рахунку і робить висновок, що платник зобов’язаний архівувати електронні рахунки у форматі XML (FAQ ФА, частина I, питання 59). Збереження PDF замість XML тому недостатнє.

Якщо постачальник вклав у рахунок також власний PDF як додаток (поле BT-125, яке Peppol дозволяє, FAQ ФА, частина II, питання 8), він є частиною XML, і ви архівуєте його разом із ним. Оподатковувана особа водночас забезпечує достовірність походження, цілісність змісту і читабельність рахунку від його видання до кінця періоду зберігання (§ 71 абз. 3, як його цитує FAQ ФА, частина II, питання 15). Практично: оригінальний файл не перезаписуйте, а якщо ваша програма при імпорті перетворює його у власний формат, оригінал збережіть.

Цифровий листоноша архівування не переймає

На питання, чи архівування перейде на цифрового листоношу, ФА відповідає однозначно: постачальник служби доставки не має законного обов’язку зберігати надіслані XML-файли (FAQ ФА, частина II, питання 18). Обов’язок залишається на вас згідно з § 76 і § 85o абз. 15.

Листоноша згідно з § 76a абз. 2 літ. c) закону про ПДВ забезпечує достовірність походження, цілісність змісту і читабельність е-рахунку від його відправлення до доставки адресату, тобто протягом часу, коли рахунок перебуває під його контролем (FAQ ФА, частина II, питання 15). Після доставки зберігання є справою постачальника і замовника. При виборі постачальника тому з’ясуйте, куди XML потрапить після доставки: до вашої бухгалтерської програми, до власного сховища або до архіву, який постачальник пропонує вам як послугу.

Неплатники ПДВ

У FAQ ФА про різницю між платником і оподатковуваною особою запитує питання 59 у частині I, відповідь, однак, ФА формулює лише для платника. Прямо це вирішує посібник ФА для неурядових організацій: обов’язок зберігати електронні рахунки згідно з § 85o абз. 15 стосується лише платників ПДВ. Якщо організація не є платником ПДВ і є одержувачем електронного рахунку, обов’язок зберігати електронні рахунки згідно із законом про ПДВ на неї не поширюється. Посібник у тій самій відповіді додає, що паперові рахунки можна буде й надалі зберігати в електронній формі, а електронні рахунки також у паперовій формі. Для платника, однак, діє висновок ФА з питання 59: архівує у XML.

Сам § 76 водночас окремо перелічує випадки, коли зберігають також інші особи. Оподатковувана особа, яка не є платником, зберігає десять років копії рахунків, які склала згідно з § 72 абз. 2, і отримані рахунки за товари та послуги, щодо яких є особою, зобов’язаною сплатити податок (§ 76 абз. 2). Юридична особа, яка не є оподатковуваною особою, зберігає отримані рахунки, щодо яких є особою, зобов’язаною сплатити податок (§ 76 абз. 3).

Окремим питанням є зберігання бухгалтерських записів згідно із законом про бухгалтерський облік, якого ця стаття не вирішує; якщо ведете облік, строк уточніть зі своїм бухгалтером.

Архів даних у Verteco

Архів даних у нових компаній увімкнений за замовчуванням: оригінали отриманих і виставлених рахунків (XML) зберігаємо на серверах в ЄС, поки ви з нами співпрацюєте, зі сховищем 1 ГБ у ціні. Вмикається окремо для отриманих і для надісланих документів. Послуга з архівом коштує 2 € без ПДВ на місяць за IČO; нараховується за місяць, у якому компанія надіслала принаймні один рахунок або мала на кінець місяця увімкнений архів. У ціні 1 000 рахунків на місяць (надіслані та отримані разом), кожен наступний за 0,01 € без ПДВ. До 1. 1. 2027 нічого не нараховуємо.

Якщо архів вимкнете, отримання безкоштовне до 1 000 рахунків на місяць. Оригінал одразу після доставки завантажите на порталі або через API (електронною поштою з PDF і оригінальним XML отримаєте його при виборі сповіщення «При кожному рахунку»; вебхук повідомить про отримання документа і його ідентифікатор), а вміст документа у нас після обраного строку безповоротно видалимо: за замовчуванням через 14 днів після доставки, з можливістю налаштування від 1 до 90 днів. Залишаються лише експлуатаційні метадані та квитанція. Архівування тоді забезпечуєте повністю самі. Подробиці на сторінці Архів даних і режим без архіву.

На порталі оригінальні XML завантажите як ZIP (усі, лише отримані або лише надіслані, за обраний період) і окремо огляд документів у CSV. Бухгалтерська програма може завантажувати їх також безпосередньо через API, або використайте експорт до бухгалтерських програм, описаний в інструкціях. Бухгалтерські фірми з кількома клієнтами знайдуть огляд на сторінці для бухгалтерів.

Автоматичної синхронізації до OneDrive, SharePoint чи Google Drive портал не має. Якщо хочете копію у власному сховищі, завантажуйте ZIP з оригіналами регулярно, наприклад раз на місяць.

Пам’ятайте, що архів у нас триває протягом співпраці, тоді як законний десятирічний строк біжить і після її закінчення. При відході завантажите всі документи (оригінали XML і огляд CSV); за бажанням передамо їх вам, видалимо наші копії, або обидва, як описує сторінка Безперервність послуги. Зв’язки всієї зміни з 2027 року підсумовує стаття е-рахунок у Словаччині з 1. 1. 2027.

Часті запитання