Archivace e-faktur: kdo, jak dlouho a v jaké podobě

Ve zkratce

• Elektronické faktury uchovává plátce DPH, vystavené i přijaté, deset let od skončení kalendářního roku, kterého se faktura týká.
• Uchovává se XML. PDF je jen obrazový dokument a archiv v XML nenahrazuje.
• Digitální pošťák nemá zákonnou povinnost zaslané XML uchovávat. Povinnost zůstává na vás.
• Na neplátce DPH, který e-faktury jen přijímá, se povinnost uchovávat elektronické faktury podle § 85o nevztahuje. Pro některé přijaté faktury však platí § 76 (popisujeme níže).
• Archiv dat u nás drží originály v EU po dobu spolupráce. Je to úložiště, ne převzetí vaší zákonné povinnosti.

Kdo musí e-faktury uchovávat

Uchovávání faktur upravuje § 76 slovenského zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH. Finanční správa (dále FS) uvádí, že tento paragraf zůstává po 1. 1. 2027 nezměněn, takže platí jako dosud (FAQ FS, část II, otázka 18). Podle něj plátce uchovává kopie faktur, které vyhotovil (nebo které jeho jménem vyhotovil odběratel či třetí osoba), a přijaté faktury (§ 76 odst. 1 písm. a).

Pro elektronické faktury přibylo zvláštní pravidlo. V období od 1. ledna 2027 se podle FS uplatní postup podle § 85o odst. 15 zákona o DPH ve znění účinném do 30. června 2030: plátce je povinen uchovávat elektronickou fakturu deset let od skončení kalendářního roku, kterého se týká (FAQ FS, část I, otázka 59). Průvodce FS pro nevládní organizace doplňuje, že tato povinnost se týká plátců DPH bez ohledu na to, zda jsou v postavení dodavatele nebo odběratele.

Vládní návrh zákona (tisk 1454), stav k 30. 9. 2026 v prvním čtení, navrhuje z § 85o vypustit odstavec 10 a další odstavce přečíslovat, takže odstavec o uchovávání by se stal odstavcem 14. Jeho znění návrh nemění. Návrh zatím není platným zákonem.

Jak dlouho

Deset let od skončení kalendářního roku, kterého se faktura týká. Faktura za dodání v březnu 2027 se tedy uchovává do konce roku 2037. Stejnou desetiletou lhůtu má § 76 odst. 1 písm. a) i pro ostatní faktury. Odlišně jsou upraveny přijaté faktury vztahující se k investičnímu majetku podle § 54 odst. 2 písm. b) a c): ty se uchovávají do konce období pro úpravu odpočtené daně (§ 76 odst. 1 písm. b).

V jaké podobě: XML, ne PDF

Podle FS je PDF faktura jen obrazový dokument, zatímco e-faktura je strukturovaný XML soubor, který se zpracuje automaticky (FAQ FS, část I, otázka 3). Při archivaci FS vychází z definice elektronické faktury a uzavírá, že plátce je povinen archivovat elektronické faktury ve formátu XML(FAQ FS, část I, otázka 59). Uložení PDF místo XML proto nestačí.

Pokud dodavatel do faktury vložil i vlastní PDF jako přílohu (pole BT-125, které Peppol povoluje, FAQ FS, část II, otázka 8), je součástí XML a archivujete ho spolu s ním. Zdanitelná osoba zároveň zajišťuje věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost faktury od jejího vydání do konce období uchovávání (§ 71 odst. 3, jak ho cituje FAQ FS, část II, otázka 15). Prakticky: originální soubor nepřepisujte, a pokud ho váš program při importu převádí do vlastního formátu, originál si ponechte.

Digitální pošťák archivaci nepřebírá

Na otázku, zda archivace přejde na digitálního pošťáka, FS odpovídá jednoznačně: poskytovatel doručovací služby nemá zákonnou povinnost uchovávat zaslané XML soubory (FAQ FS, část II, otázka 18). Povinnost zůstává na vás podle § 76 a § 85o odst. 15.

Pošťák podle § 76a odst. 2 písm. c) zákona o DPH zajišťuje věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost e-faktury od jejího odeslání po doručení adresátovi, tedy po dobu, kdy je faktura pod jeho kontrolou (FAQ FS, část II, otázka 15). Po doručení je uchovávání věcí dodavatele a odběratele. Při výběru poskytovatele si proto ujasněte, kam se XML po doručení dostane: do vašeho účetního programu, do vlastního úložiště, nebo do archivu, který vám poskytovatel nabízí jako službu.

Neplátci DPH

Ve FAQ FS se na rozdíl mezi plátcem a zdanitelnou osobou ptá otázka 59 v části I, odpověď však FS formuluje jen pro plátce. Výslovně to řeší průvodce FS pro nevládní organizace: povinnost uchovávat elektronické faktury podle § 85o odst. 15 se týká jen plátců DPH. Pokud organizace není plátcem DPH a je příjemcem elektronické faktury, povinnost uchovávat elektronické faktury se na ni podle zákona o DPH nevztahuje. Průvodce v téže odpovědi dodává, že papírové faktury bude možné nadále uchovávat v elektronické podobě a elektronické faktury i v papírové podobě. Pro plátce však platí závěr FS z otázky 59: archivuje v XML.

Samotný § 76 zároveň zvlášť vyjmenovává případy, kdy uchovávají i další osoby. Zdanitelná osoba, která není plátcem, uchovává deset let kopie faktur, které vyhotovila podle § 72 odst. 2, a přijaté faktury za zboží a služby, u kterých je osobou povinnou platit daň (§ 76 odst. 2). Právnická osoba, která není zdanitelnou osobou, uchovává přijaté faktury, u kterých je osobou povinnou platit daň (§ 76 odst. 3).

Samostatnou otázkou je uchovávání účetních záznamů podle zákona o účetnictví, kterou tento článek neřeší; pokud účtujete, lhůtu si ověřte se svým účetním.

Archiv dat ve Verteco

Archiv dat je u nových firem ve výchozím nastavení zapnutý: originály přijatých i vystavených faktur (XML) uchováváme na serverech v EU, dokud s námi spolupracujete, s úložištěm 1 GB v ceně. Zapíná se zvlášť pro přijaté a pro odeslané doklady. Služba s archivem stojí 2 € bez DPH měsíčně za IČO; účtuje se za měsíc, ve kterém firma odeslala alespoň jednu fakturu nebo měla ke konci měsíce zapnutý archiv. V ceně je 1 000 faktur měsíčně (odeslané a přijaté dohromady), každá další za 0,01 € bez DPH. Před 1. 1. 2027 neúčtujeme nic.

Pokud archiv vypnete, příjem je zdarma do 1 000 faktur měsíčně. Originál si hned po doručení stáhnete v portálu nebo přes API (e-mailem s PDF a originálním XML ho dostanete při volbě notifikace „Při každé faktuře“; webhook oznámí přijetí dokladu a jeho identifikátor) a obsah dokladu u nás po zvolené lhůtě nenávratně smažeme: ve výchozím nastavení 14 dní po doručení, nastavitelně od 1 do 90 dnů. Zůstávají jen provozní metadata a doručenka. Archivaci tehdy zajišťujete úplně sami. Podrobnosti jsou na stránce Archiv dat a režim bez archivu.

V portálu si originální XML stáhnete jako ZIP (všechny, jen přijaté nebo jen odeslané, za zvolené období) a zvlášť CSV přehled dokladů. Účetní program je může stahovat i přímo přes API, případně použijete export do účetních programů popsaný v návodech. Účetní kanceláře s více klienty najdou přehled na stránce pro účetní.

Automatickou synchronizaci do OneDrive, SharePointu ani Google Drive portál nemá. Pokud chcete kopii ve vlastním úložišti, stahujte si ZIP s originály pravidelně, například jednou měsíčně.

Pamatujte, že archiv u nás trvá po dobu spolupráce, zatímco zákonná desetiletá lhůta běží i po jejím skončení. Při odchodu si stáhnete všechny doklady (originály XML i CSV přehled); na přání vám je předáme, naše kopie smažeme, nebo obojí, jak popisuje stránka Kontinuita služby. Souvislosti celé změny od roku 2027 shrnuje článek e-faktura na Slovensku od 1. 1. 2027.

Časté otázky