Archivácia e-faktúr: kto, ako dlho a v akom tvare

V skratke

• Elektronické faktúry uchováva platiteľ DPH, vystavené aj prijaté, desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa faktúra týka.
• Uchováva sa XML. PDF je len obrazový dokument a archív v XML nenahrádza.
• Digitálny poštár nemá zákonnú povinnosť zaslané XML uchovávať. Povinnosť ostáva na vás.
• Na neplatiteľa DPH, ktorý e-faktúry len prijíma, sa povinnosť uchovávať elektronické faktúry podľa § 85o nevzťahuje. Pre niektoré prijaté faktúry však platí § 76 (opisujeme nižšie).
• Archív dát u nás drží originály v EÚ počas spolupráce. Je to úložisko, nie prevzatie vašej zákonnej povinnosti.

Kto musí e-faktúry uchovávať

Uchovávanie faktúr upravuje § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH. Finančná správa (ďalej FS) uvádza, že tento paragraf ostáva po 1. 1. 2027 nezmenený, takže platí ako doteraz (FAQ FS, časť II, otázka 18). Podľa neho platiteľ uchováva kópie faktúr, ktoré vyhotovil (alebo ktoré v jeho mene vyhotovil odberateľ či tretia osoba), a prijaté faktúry (§ 76 ods. 1 písm. a).

Pre elektronické faktúry pribudlo osobitné pravidlo. V období od 1. januára 2027 sa podľa FS uplatní postup podľa § 85o ods. 15 zákona o DPH v znení účinnom do 30. júna 2030: platiteľ je povinný uchovávať elektronickú faktúru desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa týka (FAQ FS, časť I, otázka 59). Sprievodca FS pre mimovládne organizácie dopĺňa, že táto povinnosť sa týka platiteľov DPH bez ohľadu na to, či sú v postavení dodávateľa alebo odberateľa.

Vládny návrh zákona (tlač 1454), stav k 30. 9. 2026 v prvom čítaní, navrhuje z § 85o vypustiť odsek 10 a ďalšie odseky prečíslovať, takže odsek o uchovávaní by sa stal odsekom 14. Jeho znenie návrh nemení. Návrh zatiaľ nie je platným zákonom.

Ako dlho

Desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa faktúra týka. Faktúra za dodanie v marci 2027 sa teda uchováva do konca roka 2037. Rovnakú desaťročnú lehotu má § 76 ods. 1 písm. a) aj pre ostatné faktúry. Odlišne sú upravené prijaté faktúry vzťahujúce sa na investičný majetok podľa § 54 ods. 2 písm. b) a c): tie sa uchovávajú do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane (§ 76 ods. 1 písm. b).

V akom tvare: XML, nie PDF

Podľa FS je PDF faktúra len obrazový dokument, zatiaľ čo e-faktúra je štruktúrovaný XML súbor, ktorý sa spracuje automaticky (FAQ FS, časť I, otázka 3). Pri archivácii FS vychádza z definície elektronickej faktúry a uzatvára, že platiteľ je povinný archivovať elektronické faktúry v XML formáte(FAQ FS, časť I, otázka 59). Uloženie PDF namiesto XML preto nestačí.

Ak dodávateľ do faktúry vložil aj vlastné PDF ako prílohu (pole BT-125, ktoré Peppol povoľuje, FAQ FS, časť II, otázka 8), je súčasťou XML a archivujete ho spolu s ním. Zdaniteľná osoba zároveň zabezpečuje vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia uchovávania (§ 71 ods. 3, ako ho cituje FAQ FS, časť II, otázka 15). Prakticky: originálny súbor neprepisujte, a ak ho váš program pri importe prevádza do vlastného formátu, originál si ponechajte.

Digitálny poštár archiváciu nepreberá

Na otázku, či archivácia prejde na digitálneho poštára, FS odpovedá jednoznačne: poskytovateľ doručovacej služby nemá zákonnú povinnosť uchovávať zaslané XML súbory (FAQ FS, časť II, otázka 18). Povinnosť ostáva na vás podľa § 76 a § 85o ods. 15.

Poštár podľa § 76a ods. 2 písm. c) zákona o DPH zabezpečuje vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť e-faktúry od jej odoslania po doručenie adresátovi, teda počas doby, keď je faktúra pod jeho kontrolou (FAQ FS, časť II, otázka 15). Po doručení je uchovávanie vecou dodávateľa a odberateľa. Pri výbere poskytovateľa si preto ujasnite, kam sa XML po doručení dostane: do vášho účtovného programu, do vlastného úložiska, alebo do archívu, ktorý vám poskytovateľ ponúka ako službu.

Neplatitelia DPH

V FAQ FS sa na rozdiel medzi platiteľom a zdaniteľnou osobou pýta otázka 59 v časti I, odpoveď však FS formuluje len pre platiteľa. Výslovne to rieši sprievodca FS pre mimovládne organizácie: povinnosť uchovávať elektronické faktúry podľa § 85o ods. 15 sa týka len platiteľov DPH. Ak organizácia nie je platiteľom DPH a je príjemcom elektronickej faktúry, povinnosť uchovávať elektronické faktúry sa na ňu podľa zákona o DPH nevzťahuje. Sprievodca v tej istej odpovedi dodáva, že papierové faktúry bude možné naďalej uchovávať v elektronickej podobe a elektronické faktúry aj v papierovej podobe. Pre platiteľa však platí záver FS z otázky 59: archivuje v XML.

Samotný § 76 zároveň osobitne vymenúva prípady, keď uchovávajú aj ďalšie osoby. Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom, uchováva desať rokov kópie faktúr, ktoré vyhotovila podľa § 72 ods. 2, a prijaté faktúry za tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň (§ 76 ods. 2). Právnická osoba, ktorá nie je zdaniteľnou osobou, uchováva prijaté faktúry, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň (§ 76 ods. 3).

Samostatnou otázkou je uchovávanie účtovných záznamov podľa zákona o účtovníctve, ktoré tento článok nerieši; ak účtujete, lehotu si overte so svojím účtovníkom.

Archív dát vo Verteco

Archív dát je pri nových firmách predvolene zapnutý: originály prijatých aj vystavených faktúr (XML) uchovávame na serveroch v EÚ, kým s nami spolupracujete, s úložiskom 1 GB v cene. Zapína sa zvlášť pre prijaté a pre odoslané doklady. Služba s archívom stojí 2 € bez DPH mesačne za IČO; účtuje sa za mesiac, v ktorom firma odoslala aspoň jednu faktúru alebo mala ku koncu mesiaca zapnutý archív. V cene je 1 000 faktúr mesačne (odoslané a prijaté spolu), každá ďalšia za 0,01 € bez DPH. Pred 1. 1. 2027 neúčtujeme nič.

Ak archív vypnete, príjem je zadarmo do 1 000 faktúr mesačne. Originál si hneď po doručení stiahnete v portáli alebo cez API (e-mailom s PDF a originálnym XML ho dostanete pri voľbe notifikácie „Pri každej faktúre“; webhook oznámi prijatie dokladu a jeho identifikátor) a obsah dokladu u nás po zvolenej lehote nenávratne zmažeme: predvolene 14 dní po doručení, nastaviteľne od 1 do 90 dní. Ostávajú len prevádzkové metadáta a doručenka. Archiváciu vtedy zabezpečujete úplne sami. Podrobnosti sú na stránke Archív dát a režim bez archívu.

V portáli si originálne XML stiahnete ako ZIP (všetky, len prijaté alebo len odoslané, za zvolené obdobie) a zvlášť CSV prehľad dokladov. Účtovný program ich môže sťahovať aj priamo cez API, prípadne použijete export do účtovných programov opísaný v návodoch. Účtovné kancelárie s viacerými klientmi nájdu prehľad na stránke pre účtovníkov.

Automatickú synchronizáciu do OneDrive, SharePointu ani Google Drive portál nemá. Ak chcete kópiu vo vlastnom úložisku, sťahujte si ZIP s originálmi pravidelne, napríklad raz mesačne.

Pamätajte, že archív u nás trvá počas spolupráce, kým zákonná desaťročná lehota beží aj po jej skončení. Pri odchode si stiahnete všetky doklady (originály XML aj CSV prehľad); na želanie vám ich odovzdáme, naše kópie zmažeme, alebo oboje, ako opisuje stránka Kontinuita služby. Súvislosti celej zmeny od roku 2027 zhŕňa článok e-faktúra na Slovensku od 1. 1. 2027.

Časté otázky