Archivierung von E-Rechnungen: wer, wie lange und in welcher Form
Ab dem 1. Januar 2027 bewahrt ein Umsatzsteuerzahler elektronische Rechnungen zehn Jahre lang auf, und zwar als XML. Wir erklären, wer diese Pflicht hat, warum der digitale Postbote sie nicht für Sie übernimmt, wie es bei Nicht-Umsatzsteuerzahlern aussieht und wie Ihnen das Datenarchiv bei der Aufbewahrung hilft.
Aktualisiert: September 2026
Kurz gefasst
- Elektronische Rechnungen bewahrt der Umsatzsteuerzahler auf, ausgestellte wie empfangene, zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht.
- Aufbewahrt wird das XML. Ein PDF ist nur ein Bilddokument und ersetzt das Archiv in XML nicht.
- Der digitale Postbote hat keine gesetzliche Pflicht, die gesendeten XML-Dateien aufzubewahren. Die Pflicht bleibt bei Ihnen.
- Für einen Nicht-Umsatzsteuerzahler, der E-Rechnungen nur empfängt, gilt die Pflicht zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen nach § 85o nicht. Für manche empfangene Rechnungen gilt jedoch § 76 (siehe unten).
- Unser Datenarchiv bewahrt die Originale in der EU während der Zusammenarbeit auf. Es ist ein Speicher, keine Übernahme Ihrer gesetzlichen Pflicht.
Wer E-Rechnungen aufbewahren muss
Die Aufbewahrung von Rechnungen regelt § 76 des Gesetzes Nr. 222/2004 Slg. über die Umsatzsteuer. Die Finanzverwaltung (im Folgenden FS) führt aus, dass dieser Paragraf nach dem 1. 1. 2027 unverändert bleibt, also wie bisher gilt (FS-FAQ, Teil II, Frage 18). Danach bewahrt der Umsatzsteuerzahler Kopien der von ihm ausgestellten Rechnungen (oder der in seinem Namen vom Abnehmer oder einem Dritten ausgestellten) und die empfangenen Rechnungen auf (§ 76 Abs. 1 Buchst. a).
Für elektronische Rechnungen kam eine besondere Regel hinzu. Im Zeitraum ab dem 1. Januar 2027 gilt laut FS das Verfahren nach § 85o Abs. 15 des Umsatzsteuergesetzes in der bis zum 30. Juni 2030 geltenden Fassung: Der Umsatzsteuerzahler ist verpflichtet, eine elektronische Rechnung zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich bezieht, aufzubewahren (FS-FAQ, Teil I, Frage 59). Der FS-Leitfaden für Nichtregierungsorganisationen ergänzt, dass diese Pflicht Umsatzsteuerzahler unabhängig davon betrifft, ob sie Lieferant oder Abnehmer sind.
Der Regierungsentwurf (Drucksache 1454), Stand 30. 9. 2026 in erster Lesung, schlägt vor, aus § 85o den Absatz 10 zu streichen und die weiteren Absätze neu zu nummerieren, sodass der Absatz über die Aufbewahrung zu Absatz 14 würde. Seinen Wortlaut ändert der Entwurf nicht. Der Entwurf ist noch kein geltendes Gesetz.
Wie lange
Zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht. Eine Rechnung über eine Lieferung im März 2027 wird also bis Ende 2037 aufbewahrt. Dieselbe Zehnjahresfrist sieht § 76 Abs. 1 Buchst. a auch für die übrigen Rechnungen vor. Abweichend geregelt sind empfangene Rechnungen zu Investitionsgütern nach § 54 Abs. 2 Buchst. b und c: Diese werden bis zum Ende des Zeitraums für die Berichtigung des Vorsteuerabzugs aufbewahrt (§ 76 Abs. 1 Buchst. b).
In welcher Form: XML, nicht PDF
Laut FS ist eine PDF-Rechnung nur ein Bilddokument, während eine E-Rechnung eine strukturierte XML-Datei ist, die automatisch verarbeitet wird (FS-FAQ, Teil I, Frage 3). Bei der Archivierung geht die FS von der Definition der elektronischen Rechnung aus und kommt zu dem Schluss, dass der Umsatzsteuerzahler verpflichtet ist, elektronische Rechnungen im XML-Format zu archivieren (FS-FAQ, Teil I, Frage 59). Ein PDF anstelle des XML zu speichern reicht daher nicht aus.
Hat der Lieferant in die Rechnung auch ein eigenes PDF als Anhang eingefügt (Feld BT-125, das Peppol erlaubt, FS-FAQ, Teil II, Frage 8), ist es Teil des XML, und Sie archivieren es zusammen damit. Der Steuerpflichtige stellt zugleich die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung von ihrer Ausstellung bis zum Ende des Aufbewahrungszeitraums sicher (§ 71 Abs. 3, wie ihn die FS-FAQ, Teil II, Frage 15, zitiert). Praktisch: Überschreiben Sie die Originaldatei nicht, und wenn Ihr Programm sie beim Import in ein eigenes Format umwandelt, behalten Sie das Original.
Der digitale Postbote übernimmt die Archivierung nicht
Auf die Frage, ob die Archivierung auf den digitalen Postboten übergeht, antwortet die FS eindeutig: Der Anbieter des Zustelldienstes hat keine gesetzliche Pflicht, die gesendeten XML-Dateien aufzubewahren (FS-FAQ, Teil II, Frage 18). Die Pflicht bleibt nach § 76 und § 85o Abs. 15 bei Ihnen.
Der Postbote stellt nach § 76a Abs. 2 Buchst. c des Umsatzsteuergesetzes die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der E-Rechnung von ihrem Versand bis zur Zustellung an den Adressaten sicher, also während der Zeit, in der die Rechnung unter seiner Kontrolle ist (FS-FAQ, Teil II, Frage 15). Nach der Zustellung ist die Aufbewahrung Sache von Lieferant und Abnehmer. Klären Sie daher bei der Anbieterwahl, wohin das XML nach der Zustellung gelangt: in Ihr Buchhaltungsprogramm, in einen eigenen Speicher oder in ein Archiv, das Ihnen der Anbieter als Dienst anbietet.
Nicht-Umsatzsteuerzahler
In der FS-FAQ fragt Frage 59 in Teil I nach dem Unterschied zwischen Umsatzsteuerzahler und Steuerpflichtigem, die Antwort formuliert die FS jedoch nur für den Umsatzsteuerzahler. Ausdrücklich behandelt es der FS-Leitfaden für Nichtregierungsorganisationen: Die Pflicht zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen nach § 85o Abs. 15 betrifft nur Umsatzsteuerzahler. Ist die Organisation kein Umsatzsteuerzahler und Empfängerin einer elektronischen Rechnung, gilt die Pflicht zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz für sie nicht. Der Leitfaden ergänzt in derselben Antwort, dass Papierrechnungen weiterhin in elektronischer Form und elektronische Rechnungen auch in Papierform aufbewahrt werden können. Für den Umsatzsteuerzahler gilt jedoch der Schluss der FS aus Frage 59: Er archiviert in XML.
§ 76 selbst nennt zugleich gesondert Fälle, in denen auch weitere Personen aufbewahren. Ein Steuerpflichtiger, der kein Umsatzsteuerzahler ist, bewahrt zehn Jahre lang Kopien der Rechnungen auf, die er nach § 72 Abs. 2 ausgestellt hat, sowie empfangene Rechnungen über Waren und Dienstleistungen, bei denen er Steuerschuldner ist (§ 76 Abs. 2). Eine juristische Person, die kein Steuerpflichtiger ist, bewahrt empfangene Rechnungen auf, bei denen sie Steuerschuldnerin ist (§ 76 Abs. 3).
Eine eigene Frage ist die Aufbewahrung von Buchungsbelegen nach dem Rechnungslegungsgesetz, die dieser Artikel nicht behandelt; wenn Sie Bücher führen, klären Sie die Frist mit Ihrem Buchhalter.
Das Datenarchiv bei Verteco
Das Datenarchiv ist bei neuen Unternehmen standardmäßig eingeschaltet: Die Originale der empfangenen und ausgestellten Rechnungen (XML) bewahren wir auf Servern in der EU auf, solange Sie mit uns zusammenarbeiten, mit 1 GB Speicher im Preis. Es wird getrennt für empfangene und für gesendete Belege eingeschaltet. Der Dienst mit Archiv kostet 2 € zzgl. MwSt. monatlich pro IČO (Unternehmens-ID); berechnet wird der Monat, in dem das Unternehmen mindestens eine Rechnung gesendet oder zum Monatsende das Archiv eingeschaltet hatte. Im Preis enthalten sind 1 000 Rechnungen pro Monat (gesendete und empfangene zusammen), jede weitere kostet 0,01 € zzgl. MwSt. Vor dem 1. 1. 2027 berechnen wir nichts.
Wenn Sie das Archiv ausschalten, ist der Empfang bis 1 000 Rechnungen pro Monat kostenlos. Das Original laden Sie sofort nach der Zustellung im Portal oder über die API herunter (per E-Mail mit PDF und Original-XML erhalten Sie es bei der Benachrichtigungseinstellung „Bei jeder Rechnung“; der Webhook meldet den Empfang des Belegs und seine Kennung), und den Inhalt des Belegs löschen wir bei uns nach der gewählten Frist unwiderruflich: standardmäßig 14 Tage nach Zustellung, einstellbar von 1 bis 90 Tagen. Es bleiben nur Betriebsmetadaten und die Zustellbestätigung. Die Archivierung stellen Sie dann vollständig selbst sicher. Einzelheiten finden Sie auf der Seite Datenarchiv und Modus ohne Archiv.
Im Portal laden Sie die XML-Originale als ZIP herunter (alle, nur empfangene oder nur gesendete, für den gewählten Zeitraum) und gesondert eine CSV-Übersicht der Belege. Das Buchhaltungsprogramm kann sie auch direkt über die API abrufen, oder Sie nutzen den Export in Buchhaltungsprogramme, der in den Anleitungen beschrieben ist. Buchhaltungskanzleien mit mehreren Mandanten finden eine Übersicht auf der Seite für Buchhalter.
Eine automatische Synchronisierung nach OneDrive, SharePoint oder Google Drive hat das Portal nicht. Wenn Sie eine Kopie im eigenen Speicher wünschen, laden Sie das ZIP mit den Originalen regelmäßig herunter, zum Beispiel einmal monatlich.
Bedenken Sie, dass das Archiv bei uns während der Zusammenarbeit besteht, während die gesetzliche Zehnjahresfrist auch nach deren Ende weiterläuft. Beim Ausscheiden laden Sie alle Belege herunter (XML-Originale und CSV-Übersicht); auf Wunsch übergeben wir sie Ihnen, löschen unsere Kopien oder beides, wie es die Seite Kontinuität des Dienstes beschreibt. Die Zusammenhänge der gesamten Umstellung ab 2027 fasst der Artikel E-Rechnung in der Slowakei ab 1. 1. 2027 zusammen.
Häufige Fragen
Muss ich zum XML auch ein PDF speichern?
Nein. Die Finanzverwaltung führt aus, dass die Rechnung nicht ständig in lesbarer Form verfügbar sein muss, etwa als PDF, das zusammen mit dem XML gespeichert wird. Es genügt, wenn Sie die elektronische Rechnung auf Verlangen in angemessener Zeit in einer für das menschliche Auge lesbaren Form anzeigen können, also ein Werkzeug haben, das aus dem XML eine lesbare Ausgabe erzeugt (FS-FAQ, Teil II, Frage 15). Das Verteco-Portal zeigt aus dem XML eine Vorschau und ein PDF an.
Darf ich E-Rechnungen in einem eigenen Speicher aufbewahren, zum Beispiel in der Cloud?
Das Umsatzsteuergesetz kennt die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen: Darunter versteht es die Speicherung der Daten mittels eines elektronischen Geräts (§ 76 Abs. 6). Wer Rechnungen elektronisch aufbewahrt, muss dem Finanzamt zu Prüfzwecken den Zugriff auf sie, ihr Herunterladen und ihre Nutzung ermöglichen (§ 76 Abs. 5). Einen bestimmten Speicherort schreibt das Gesetz nicht vor. Aus dem Verteco-Portal laden Sie die XML-Originale als ZIP herunter und speichern sie, wo Sie es brauchen.
Was passiert, wenn ich im Datenarchiv 1 GB überschreite?
Der Speicher wird automatisch um ein weiteres 1 GB erweitert, und jedes weitere angefangene GB wird wie ein weiteres Unternehmen berechnet, also 2 € zzgl. MwSt. monatlich. Eine gewöhnliche E-Rechnung hat 10 bis 100 kB; mehr Platz belegen Rechnungen mit eingebetteten Anhängen, zum Beispiel PDFs. Die Speicherauslastung sehen Sie im Portal in den Unternehmensdetails.
Bewahrt die Finanzverwaltung meine Rechnungen auf?
Nicht als Ersatz für Ihr Archiv. Der digitale Postbote meldet der Finanzverwaltung Daten aus der elektronischen Rechnung (FS-FAQ, Teil II, Frage 20), nicht den Beleg selbst zur Aufbewahrung für Sie. Der Regierungsentwurf (Drucksache 1454), Stand 30. 9. 2026 in erster Lesung, schlägt zudem vor, dass die Finanzdirektion diese Daten nur innerhalb der Frist für das Erlöschen des Rechts zur Steuerfestsetzung aufbewahrt und nur Personen zugänglich macht, die einen aus der Erfüllung ihrer Aufgaben nach einer besonderen Vorschrift oder einem internationalen Vertrag folgenden Bedarf nachweisen; laut Begründung weder dem Lieferanten noch dem Abnehmer. Der Entwurf ist noch kein geltendes Gesetz.
Ändert sich etwas bei Papierrechnungen?
Paragraf 76 des Umsatzsteuergesetzes, der die Aufbewahrung von Rechnungen regelt, bleibt nach dem 1. 1. 2027 unverändert (FS-FAQ, Teil II, Frage 18). Der FS-Leitfaden für Nichtregierungsorganisationen führt aus, dass sich die Art der Aufbewahrung von Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 nicht ändert und Papierrechnungen weiterhin auch in elektronischer Form aufbewahrt werden können; ein Papierarchiv muss nicht automatisch aufgelöst werden.
Verwandte Artikel
Seien Sie rechtzeitig auf die Pflicht vorbereitet
Verteco betreibt einen eigenen slowakischen Peppol Access Point, zertifiziert von der Finanzverwaltung der Slowakischen Republik. Der Empfang ohne Datenarchiv ist bis 1 000 Rechnungen pro Monat kostenlos, und Sie können in wenigen Minuten starten.