Az e-számlák archiválása: ki, meddig és milyen alakban

Röviden

• Az elektronikus számlákat az áfaalany őrzi, a kiállítottakat és a fogadottakat is, tíz évig annak a naptári évnek a végétől, amelyre a számla vonatkozik.
• Az XML-t kell megőrizni. A PDF csak képi dokumentum, és nem helyettesíti az XML-archívumot.
• A digitális postásnak nincs törvényi kötelezettsége a küldött XML-ek megőrzésére. A kötelezettség Önnél marad.
• A nem áfaalanyra, aki e-számlákat csak fogad, a 85o. § szerinti elektronikusszámla-megőrzési kötelezettség nem vonatkozik. Egyes fogadott számlákra azonban a 76. § érvényes (alább írjuk le).
• Az Adatarchívum nálunk az eredetiket az EU-ban őrzi az együttműködés alatt. Ez tárhely, nem az Ön törvényi kötelezettségének átvétele.

Kinek kell megőriznie az e-számlákat

A számlák megőrzését a 222/2004. sz. áfatörvény 76. §-a szabályozza. A Pénzügyi Igazgatóság (a továbbiakban PI) szerint ez a paragrafus 2027. 1. 1. után változatlan marad, tehát úgy érvényes, mint eddig (PI GYIK, II. rész, 18. kérdés). Eszerint az áfaalany megőrzi az általa kiállított (vagy a nevében a vevő vagy harmadik személy által kiállított) számlák másolatait és a fogadott számlákat (76. § (1) bek. a) pont).

Az elektronikus számlákra külön szabály került be. 2027. január 1-jétől a PI szerint az áfatörvény 2030. június 30-ig hatályos 85o. § (15) bekezdése szerinti eljárás alkalmazandó: az áfaalany köteles az elektronikus számlát tíz évig megőrizni annak a naptári évnek a végétől, amelyre vonatkozik (PI GYIK, I. rész, 59. kérdés). A PI nem kormányzati szervezeteknek szóló útmutatója hozzáteszi, hogy ez a kötelezettség az áfaalanyokra vonatkozik, függetlenül attól, hogy szállítói vagy vevői pozícióban vannak-e.

A kormány törvényjavaslata (1454. sz. irat), 2026. szeptember 30-i állapot szerint első olvasatban, a 85o. §-ból a (10) bekezdés törlését és a további bekezdések átszámozását javasolja, így a megőrzésről szóló bekezdés a (14) bekezdés lenne. A szövegét a javaslat nem változtatja meg. A javaslat egyelőre nem hatályos törvény.

Meddig

Tíz évig annak a naptári évnek a végétől, amelyre a számla vonatkozik. A 2027 márciusi teljesítésről szóló számlát tehát 2037 végéig kell megőrizni. Ugyanezt a tízéves határidőt írja elő a 76. § (1) bek. a) pontja a többi számlára is. Eltérően szabályozottak az 54. § (2) bek. b) és c) pontja szerinti tárgyi eszközökre vonatkozó fogadott számlák: ezeket a levont adó korrekciós időszakának végéig kell megőrizni (76. § (1) bek. b) pont).

Milyen alakban: XML, nem PDF

A PI szerint a PDF-számla csak képi dokumentum, míg az e-számla strukturált XML-fájl, amelyet automatikusan dolgoznak fel (PI GYIK, I. rész, 3. kérdés). Az archiválásnál a PI az elektronikus számla fogalmából indul ki, és arra a következtetésre jut, hogy az áfaalany köteles az elektronikus számlákat XML formátumban archiválni (PI GYIK, I. rész, 59. kérdés). A PDF mentése az XML helyett ezért nem elég.

Ha a szállító a számlába saját PDF-et is beágyazott mellékletként (a BT-125 mező, amelyet a Peppol megenged, PI GYIK, II. rész, 8. kérdés), az az XML része, és vele együtt archiválja. Az adóalany egyúttal biztosítja a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát a kiállításától a megőrzési időszak végéig (71. § (3) bek., ahogy a PI GYIK II. részének 15. kérdése idézi). Gyakorlatilag: az eredeti fájlt ne írja felül, és ha a programja importáláskor saját formátumra alakítja, az eredetit tartsa meg.

A digitális postás nem veszi át az archiválást

Arra a kérdésre, hogy az archiválás átszáll-e a digitális postásra, a PI egyértelműen válaszol: a kézbesítési szolgáltatás nyújtójának nincs törvényi kötelezettsége a küldött XML-fájlok megőrzésére (PI GYIK, II. rész, 18. kérdés). A kötelezettség a 76. § és a 85o. § (15) bek. szerint Önnél marad.

A postás az áfatörvény 76a. § (2) bek. c) pontja szerint az e-számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát a küldésétől a címzettnek történő kézbesítéséig biztosítja, vagyis arra az időre, amíg a számla az ő ellenőrzése alatt áll (PI GYIK, II. rész, 15. kérdés). A kézbesítés után a megőrzés a szállító és a vevő dolga. A szolgáltató kiválasztásakor ezért tisztázza, hová kerül az XML a kézbesítés után: az Ön könyvelőprogramjába, saját tárhelyre, vagy abba az archívumba, amelyet a szolgáltató szolgáltatásként kínál.

Nem áfaalanyok

A PI GYIK-ban az áfaalany és az adóalany közötti különbségre az I. rész 59. kérdése kérdez rá, a választ azonban a PI csak az áfaalanyra fogalmazza meg. Kifejezetten a PI nem kormányzati szervezeteknek szóló útmutatója rendezi: az elektronikus számlák 85o. § (15) bek. szerinti megőrzési kötelezettsége csak az áfaalanyokat érinti. Ha a szervezet nem áfaalany, és elektronikus számla címzettje, az elektronikus számlák megőrzésének kötelezettsége az áfatörvény szerint nem vonatkozik rá. Az útmutató ugyanabban a válaszban hozzáteszi, hogy a papíralapú számlákat továbbra is lehet elektronikus formában, az elektronikus számlákat pedig papíralapon is megőrizni. Az áfaalanyra azonban a PI 59. kérdésbeli következtetése érvényes: XML-ben archivál.

Maga a 76. § ugyanakkor külön felsorolja azokat az eseteket, amikor más személyek is megőriznek. A nem áfaalany adóalany tíz évig megőrzi a 72. § (2) bek. szerint kiállított számlák másolatait és azokat a fogadott számlákat, amelyeknél ő az adófizetésre kötelezett személy (76. § (2) bek.). A nem adóalany jogi személy megőrzi azokat a fogadott számlákat, amelyeknél ő az adófizetésre kötelezett személy (76. § (3) bek.).

Külön kérdés a számviteli nyilvántartások számviteli törvény szerinti megőrzése, amellyel ez a cikk nem foglalkozik; ha könyvel, a határidőt egyeztesse a könyvelőjével.

Adatarchívum a Vertecónál

Az Adatarchívum az új cégeknél alapértelmezés szerint be van kapcsolva: a fogadott és a kiállított számlák eredetijét (XML) EU-beli szervereken őrizzük, amíg velünk együttműködik, 1 GB tárhellyel az árban. Külön kapcsolható be a fogadott és a küldött bizonylatokra. Az archívummal járó szolgáltatás havi 2 € + áfa IČO-nként; arra a hónapra kerül felszámításra, amelyben a cég legalább egy számlát küldött, vagy a hónap végén be volt kapcsolva az archívuma. Az árban havi 1 000 számla van (küldött és fogadott együtt), minden további 0,01 € + áfa. 2027. 1. 1. előtt semmit sem számlázunk.

Ha az archívumot kikapcsolja, a fogadás havi 1 000 számláig ingyenes. Az eredetit közvetlenül a kézbesítés után letölti a portálon vagy az API-n keresztül (e-mailben PDF-fel és az eredeti XML-lel a „Minden számlánál” értesítési beállítás mellett kapja meg; a webhook jelzi a bizonylat beérkezését és azonosítóját), és a bizonylat tartalmát nálunk a választott idő után visszavonhatatlanul töröljük: alapértelmezés szerint a kézbesítés után 14 nappal, 1 és 90 nap között állítható. Csak az üzemeltetési metaadatok és az átvételi igazolás maradnak. Az archiválást ilyenkor teljesen Ön biztosítja. A részletek az Adatarchívum és az archívum nélküli mód oldalon találhatók.

A portálon az eredeti XML-eket ZIP-ként tölti le (az összeset, csak a fogadottakat vagy csak a küldötteket, a választott időszakra), külön pedig a bizonylatok CSV-áttekintését. A könyvelőprogram közvetlenül az API-n keresztül is letöltheti őket, vagy használja az útmutatókban leírt exportot a könyvelőprogramokba. A több ügyfelet kezelő könyvelőirodák az áttekintést a könyvelőknek szóló oldalon találják.

A portálnak nincs automatikus szinkronizálása OneDrive-ba, SharePointba vagy Google Drive-ba. Ha saját tárhelyen szeretne másolatot, rendszeresen, például havonta egyszer töltse le a ZIP-et az eredetikkel.

Ne feledje, hogy az archívum nálunk az együttműködés alatt tart, míg a törvényi tízéves határidő annak megszűnése után is fut. Távozáskor letölti az összes bizonylatot (az eredeti XML-eket és a CSV-áttekintést); kívánságra átadjuk őket, a másolatainkat töröljük, vagy mindkettő, ahogy a Szolgáltatás folytonossága oldal leírja. A 2027-től induló egész változás összefüggéseit az e-számla Szlovákiában 2027. január 1-jétől cikk foglalja össze.

Gyakori kérdések