Реквізити е-рахунку з 2027 року

Е-рахунок ≠ PDF

Законний е-рахунок з 2027 року є структурованим документом даних (XML за стандартом EN 16931, профіль Peppol BIS Billing 3.0), а не сканом чи PDF, доданим до електронного листа. Завдяки сталій структурі його друга сторона і Фінансова адміністрація опрацьовують машинно, і тому поля є обов’язковими і контролюються за типом. Гарний PDF для читання можна з рахунку будь-коли згенерувати; суттєвими, однак, є дані.

Обов’язкові реквізити

Спрощено кожен е-рахунок мусить містити:

• Ідентифікацію документа: номер рахунку, дату виставлення, дату платежу і дату постачання. Дата постачання обов’язкова, коли відрізняється від дати виставлення (§ 74 закону про ПДВ). Вона визначає, до якого періоду ПДВ належить документ, і від неї біжить 15-денний строк на виставлення рахунку (§ 73 закону про ПДВ); сам е-рахунок потім треба надіслати протягом 15 днів від виставлення. В UBL (XML-форматі е-рахунку) вона зазначається як cac:Delivery/cbc:ActualDeliveryDate (BT-72).
• Тип документа: рахунок (код 380), кредит-нота (381) або коригувальний рахунок (384). Авансовий (проформа) рахунок не є податковим документом і через Peppol як податковий рахунок не ходить.
• Постачальника та замовника: комерційну назву, адресу, IČO/DIČ та IČ DPH, а також електронну адресу в мережі (Peppol ID, у словацьких суб’єктів у форматі 0245:DIČ; див. Peppol ID).
• Валюту документа (напр. EUR).
• Рядки рахунку: назву позиції, кількість, ціну за одиницю і суму без ПДВ за рядок.
• Розбивку ПДВ: для кожної ставки базу оподаткування і суму податку, з категорією ПДВ (напр. стандартна, знижена, звільнена, зворотне нарахування).
• Підсумки документа: суму без податку, загальний податок і суму до сплати; вони мусять математично збігатися з рядками та розбивкою.
• Платіжні дані: зазвичай IBAN і варіабельний символ / референцію платежу. Референція платежу належить до поля cbc:PaymentID (BT-83); увага, стандарт допускає на рахунку лише одну таку референцію (правило UBL-SR-44). Якщо потрібно передати кілька символів одночасно, використовується запис референції платника в одному полі (напр. /VS…/SS…/KS…), щодо якого збігається практика словацьких бухгалтерських систем.

Де е-рахунки найчастіше «падають»

Валідація (перевірка на відповідність EN 16931 і правилам Peppol) відхилить документ, який не сходиться. Типові причини:

• Підсумки, що не сходяться: задекларовані підсумки не відповідають сумі рядків і розбивці ПДВ (найчастіша причина це заокруглення).
• Хибна категорія або ставка ПДВ: напр. звільнене постачання позначене як стандартна ставка, або відсутня підстава звільнення.
• Неповна ідентифікація сторони: відсутній IČ DPH там, де він обов’язковий, або неправильний Peppol ID.
• Неправильний формат Peppol ID: 0245:SK… замість 0245: + цифри DIČ.

Детальний розбір, разом із тим, як уникнути помилок, є у статті найчастіші помилки в е-рахунку. Технічні деталі полів (коди BT/BG) розбираємо у статті про Peppol BIS Billing 3.0.

Як вам не доведеться цього пам’ятати

На практиці ці поля ви не заповнюєте вручну в XML. Портал (або ваше бухгалтерське рішення чи інтернет-магазин через інтеграцію) правильно складе документ і перед відправленням його валідує, тож до мережі йде лише технічно чинний рахунок. Отримання таких рахунків у нас без архіву безкоштовне (до 1 000 на місяць), з Архівом даних від 2 €/міс за IČO.