Pflichtangaben der E-Rechnung ab 2027

E-Rechnung ≠ PDF

Die gesetzliche E-Rechnung ab 2027 ist ein strukturierter Datenbeleg (XML nach der Norm EN 16931, Profil Peppol BIS Billing 3.0), kein Scan und kein an eine E-Mail angehängtes PDF. Dank der festen Struktur verarbeiten sie die Gegenseite und die Finanzverwaltung maschinell, und deshalb sind die Felder Pflichtfelder und werden auf ihren Typ geprüft. Ein schönes PDF zum Lesen lässt sich aus der Rechnung jederzeit erzeugen; wesentlich sind jedoch die Daten.

Pflichtangaben

Vereinfacht muss jede E-Rechnung enthalten:

• Identifikation des Belegs: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Lieferdatum. Das Lieferdatum ist Pflicht, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht (§ 74 des Umsatzsteuergesetzes). Es bestimmt, zu welchem Umsatzsteuerzeitraum der Beleg gehört, und ab ihm läuft die 15-Tage-Frist für die Ausstellung der Rechnung (§ 73 des Umsatzsteuergesetzes); die E-Rechnung selbst muss dann innerhalb von 15 Tagen nach der Ausstellung versendet werden. In UBL (dem XML-Format der E-Rechnung) wird es als cac:Delivery/cbc:ActualDeliveryDate (BT-72) angegeben.
• Belegart: Rechnung (Code 380), Gutschrift (381) oder Korrekturrechnung (384). Eine Anzahlungsrechnung (Proforma) ist kein Steuerbeleg und läuft über Peppol nicht als steuerliche Rechnung.
• Lieferant und Kunde: Firmenname, Adresse, IČO/DIČ und IČ DPH (USt-IdNr.) sowie die elektronische Adresse im Netzwerk (Peppol ID, bei slowakischen Subjekten in der Form 0245:DIČ; siehe Peppol ID).
• Währung des Belegs (z. B. EUR).
• Rechnungszeilen: Bezeichnung der Position, Menge, Einzelpreis und Nettobetrag je Zeile.
• Umsatzsteueraufschlüsselung: für jeden Satz die Bemessungsgrundlage und den Steuerbetrag, mit der Umsatzsteuerkategorie (z. B. Normalsatz, ermäßigt, steuerbefreit, Übergang der Steuerschuld).
• Belegsummen: Summe ohne Steuer, Gesamtsteuer und Zahlbetrag; diese müssen rechnerisch mit den Zeilen und der Aufschlüsselung übereinstimmen.
• Zahlungsdaten: in der Regel IBAN und Variablensymbol / Zahlungsreferenz. Die Zahlungsreferenz gehört in das Feld cbc:PaymentID (BT-83); beachten Sie, dass der Standard auf einer Rechnung nur eine solche Referenz zulässt (Regel UBL-SR-44). Müssen Sie mehrere Symbole gleichzeitig übertragen, wird die Schreibweise der Zahlerreferenz in einem Feld verwendet (z. B. /VS…/SS…/KS…), auf die sich die slowakischen Buchhaltungssysteme in der Praxis geeinigt haben.

Woran E-Rechnungen am häufigsten „scheitern“

Die Validierung (Prüfung gegen EN 16931 und die Peppol-Regeln) weist einen Beleg ab, der nicht stimmig ist. Typische Ursachen:

• Nicht übereinstimmende Summen: Die deklarierten Summen entsprechen nicht der Summe der Zeilen und der Umsatzsteueraufschlüsselung (häufigste Ursache ist die Rundung).
• Falsche Umsatzsteuerkategorie oder falscher Satz: z. B. eine steuerbefreite Leistung als Normalsatz gekennzeichnet oder ein fehlender Befreiungsgrund.
• Unvollständige Identifikation einer Partei: fehlende IČ DPH, wo sie Pflicht ist, oder eine falsche Peppol ID.
• Falsches Format der Peppol ID: 0245:SK… statt 0245: + Ziffern der DIČ.

Eine ausführliche Analyse, auch dazu, wie Sie die Fehler vermeiden, steht im Artikel Die häufigsten Fehler bei der E-Rechnung. Die technischen Details der Felder (BT/BG-Codes) behandeln wir im Artikel über Peppol BIS Billing 3.0.

Wie Sie sich das nicht merken müssen

In der Praxis füllen Sie diese Felder nicht von Hand im XML aus. Das Portal (oder Ihre Buchhaltungs- oder E-Shop-Lösung über eine Integration) stellt den Beleg korrekt zusammen und validiert ihn vor dem Versand, sodass nur eine technisch gültige Rechnung ins Netzwerk geht. Der Empfang solcher Rechnungen ist bei uns ohne Archiv kostenlos (bis 1 000 pro Monat), mit Datenarchiv ab 2 € pro Monat je IČO.