Náležitosti e-faktury od 2027

E-faktura ≠ PDF

Zákonná e-faktura od roku 2027 je strukturovaný datový doklad (XML podle normy EN 16931, profil Peppol BIS Billing 3.0), ne sken ani PDF přiložené k e-mailu. Díky pevné struktuře ji druhá strana i Finanční správa zpracují strojově, a proto jsou pole povinná a typově kontrolovaná. Hezké PDF na čtení se dá z faktury kdykoli vygenerovat; podstatná jsou však data.

Povinné náležitosti

Zjednodušeně musí každá e-faktura obsahovat:

• Identifikaci dokladu: číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti a datum dodání. Datum dodání je povinné, když se liší od data vystavení (§ 74 slovenského zákona o DPH). Určuje, do kterého období DPH doklad patří, a od něj běží 15denní lhůta na vystavení faktury (§ 73 zákona o DPH); samotnou e-fakturu je pak třeba odeslat do 15 dnů od vystavení. V UBL (XML formátu e-faktury) se uvádí jako cac:Delivery/cbc:ActualDeliveryDate (BT-72).
• Typ dokladu: faktura (kód 380), dobropis (381) nebo opravná faktura (384). Zálohová (proforma) faktura není daňový doklad a přes Peppol jako daňová faktura nechodí.
• Dodavatele a odběratele: obchodní jméno, adresu, IČO/DIČ a IČ DPH a elektronickou adresu v síti (Peppol ID, u slovenských subjektů ve tvaru 0245:DIČ; viz Peppol ID).
• Měnu dokladu (např. EUR).
• Řádky faktury: název položky, množství, jednotkovou cenu a částku bez DPH za řádek.
• Rozpis DPH: pro každou sazbu základ daně a částku daně, s kategorií DPH (např. standardní, snížená, osvobozená, přenesení daňové povinnosti).
• Součty dokladu: součet bez daně, celková daň a částka k úhradě; ty se musí matematicky shodovat s řádky a rozpisem.
• Platební údaje: zpravidla IBAN a variabilní symbol / referenci platby. Reference platby patří do pole cbc:PaymentID (BT-83); pozor, standard připouští na faktuře jen jednu takovou referenci (pravidlo UBL-SR-44). Pokud potřebujete přenést více symbolů najednou, používá se zápis reference plátce v jednom poli (např. /VS…/SS…/KS…), na kterém se shoduje praxe slovenských účetních systémů.

Kde e-faktury nejčastěji „padnou“

Validace (kontrola vůči EN 16931 a pravidlům Peppol) odmítne doklad, který nesedí. Typické příčiny:

• Nesedící součty: deklarované součty neodpovídají součtu řádků a rozpisu DPH (nejčastější příčinou je zaokrouhlování).
• Chybná kategorie nebo sazba DPH: např. osvobozené plnění označené jako standardní sazba, nebo chybějící důvod osvobození.
• Neúplná identifikace strany: chybějící IČ DPH tam, kde je povinné, nebo špatné Peppol ID.
• Nesprávný formát Peppol ID: 0245:SK… místo 0245: + číslic DIČ.

Podrobný rozbor i s tím, jak se chybám vyhnout, je v článku nejčastější chyby při e-faktuře. Technické detaily polí (kódy BT/BG) rozebíráme v článku o Peppol BIS Billing 3.0.

Jak si to nemusíte pamatovat

V praxi tato pole nevyplňujete ručně v XML. Portál (nebo vaše účetní/e-shopové řešení přes integraci) doklad sestaví správně a před odesláním ho validuje, takže do sítě jde jen technicky platná faktura. Příjem takových faktur máte u nás bez archivu zdarma (do 1 000 měsíčně), s Archivem dat od 2 €/měs za IČO.