Az e-számla kötelező tartalma 2027-től

E-számla ≠ PDF

A 2027-től törvényes e-számla strukturált adatbizonylat (XML az EN 16931 szabvány szerint, Peppol BIS Billing 3.0 profil), nem szkennelt kép és nem e-mailhez csatolt PDF. A rögzített szerkezetnek köszönhetően a másik fél és a Pénzügyi Igazgatóság is gépi úton dolgozza fel, ezért a mezők kötelezőek és típus szerint ellenőrzöttek. Olvasáshoz szép PDF bármikor előállítható a számlából; a lényeg azonban az adat.

Kötelező tartalom

Leegyszerűsítve minden e-számlának tartalmaznia kell:

• A bizonylat azonosítását: a számla számát, a kiállítás dátumát, a fizetési határidőt és a teljesítés dátumát. A teljesítés dátuma kötelező, ha eltér a kiállítás dátumától (az áfatörvény 74. §-a). Ez határozza meg, melyik áfaidőszakhoz tartozik a bizonylat, és innen számít a számla kiállítására nyitva álló 15 napos határidő (az áfatörvény 73. §-a); magát az e-számlát aztán a kiállítástól számított 15 napon belül kell elküldeni. Az UBL-ben (az e-számla XML-formátumában) cac:Delivery/cbc:ActualDeliveryDate néven szerepel (BT-72).
• A bizonylat típusát: számla (380-as kód), jóváírás (381) vagy helyesbítő számla (384). Az előlegbekérő (proforma) nem adóbizonylat, és a Peppolon adószámlaként nem közlekedik.
• A szállítót és a vevőt: cégnév, cím, IČO/DIČ és IČ DPH, valamint az elektronikus cím a hálózatban (Peppol ID, szlovák alanyoknál 0245:DIČ alakban; lásd Peppol ID).
• A bizonylat pénznemét (pl. EUR).
• A számla tételsorait: a tétel megnevezését, mennyiségét, egységárát és a sor áfa nélküli összegét.
• Az áfabontást: minden adómértékhez az adóalapot és az adó összegét, az áfakategóriával (pl. normál, kedvezményes, mentes, fordított adózás).
• A bizonylat összesítőit: az adó nélküli összeget, a teljes adót és a fizetendő összeget; ezeknek matematikailag egyezniük kell a sorokkal és a bontással.
• A fizetési adatokat: rendszerint az IBAN-t és a közlemény / fizetési hivatkozást. A fizetési hivatkozás a cbc:PaymentID mezőbe (BT-83) tartozik; figyelem, a szabvány a számlán csak egy ilyen hivatkozást enged meg (UBL-SR-44 szabály). Ha egyszerre több szimbólumot kell átvinnie, a fizetői hivatkozást egy mezőben írják (pl. /VS…/SS…/KS…), amiben a szlovák könyvelőrendszerek gyakorlata megegyezik.

Hol „buknak el” leggyakrabban az e-számlák

Az ellenőrzés (az EN 16931-gyel és a Peppol-szabályokkal való összevetés) elutasítja a nem stimmelő bizonylatot. Tipikus okok:

• Nem egyező összesítők: a megadott összesítők nem felelnek meg a sorok és az áfabontás összegének (a leggyakoribb ok a kerekítés).
• Hibás áfakategória vagy -mérték: pl. adómentes ügylet normál adómértékként jelölve, vagy hiányzó mentességi indok.
• Hiányos félazonosítás: hiányzó IČ DPH ott, ahol kötelező, vagy rossz Peppol ID.
• Hibás Peppol ID formátum: 0245:SK… a 0245: + a DIČ számjegyei helyett.

A részletes elemzés, azzal együtt, hogyan kerülje el a hibákat, a leggyakoribb hibák az e-számlánál cikkben található. A mezők műszaki részleteit (BT/BG kódok) a Peppol BIS Billing 3.0 cikkben tárgyaljuk.

Hogyan nem kell ezt megjegyeznie

A gyakorlatban ezeket a mezőket nem kézzel tölti ki XML-ben. A portál (vagy az Ön könyvelő-/webáruház-megoldása az integráción keresztül) helyesen állítja össze a bizonylatot, és küldés előtt ellenőrzi, így a hálózatba csak műszakilag érvényes számla megy. Az ilyen számlák fogadása nálunk archívum nélkül ingyenes (havi 1 000-ig), Adatarchívummal havi 2 €-tól IČO-nként.