Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Buchhaltungsprogramme: Import und Export von Rechnungen

Für jedes Programm haben wir eine eigene Anleitung: wie Sie über Peppol empfangene Rechnungen in das Programm übernehmen (Bereich Exporte) und wie Sie im Programm ausgestellte Rechnungen über Peppol versenden (Registerkarte Sammelversand unter E-Rechnung senden). Warum das Buchhaltungsprogramm allein noch kein digitaler Zustelldienst ist, erklärt dieser Artikel. Die Programmanleitungen sind derzeit auf Slowakisch verfügbar.

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  POHODA

  Export aus dem Portal · Import ausgestellter Rechnungen

  Anleitung öffnen (slowakisch) →
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  MK-soft

  Export aus dem Portal · Import ausgestellter Rechnungen

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  MRP-K/S

  Export aus dem Portal · Import ausgestellter Rechnungen

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  Money S3

  Export aus dem Portal · Import ausgestellter Rechnungen

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  Money S4 / S5

  Export aus dem Portal · Import ausgestellter Rechnungen

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  KROS OMEGA

  Export aus dem Portal · Import ausgestellter Rechnungen

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  KROS ALFA plus

  Export aus dem Portal · Import in Vorbereitung

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  ProLuc

  Export aus dem Portal · Import in Vorbereitung

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1. So wählen Sie Verteco als digitalen Zustelldienst

Das ist der einzige behördliche Schritt. Er wird einmal im Portal der Finanzverwaltung erledigt und durch Anmeldung über slovensko.sk (Personalausweis mit Chip) oder mit Kennung und Passwort für das Portal der Finanzverwaltung bestätigt. Alles Weitere läuft automatisch.

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   Öffnen Sie die Seite der Finanzverwaltung: vpds.financnasprava.sk/vyber-certifikovaneho-poskytovatela?id=33. Der Link führt direkt zu Verteco digital services, s. r. o., Sie müssen nichts suchen.
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   Melden Sie sich mit eID an (Personalausweis mit Chip und die App Slovensko v mobile oder ein Kartenleser) oder mit Kennung und Passwort für das Portal der Finanzverwaltung. Für eine juristische Person meldet sich die Person an, die im FS-Portal zu ihrer Vertretung berechtigt ist (gesetzlicher Vertreter oder eine von ihm bevollmächtigte Person); andernfalls wird das Unternehmen in der Auswahl nicht angeboten.
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   Bestätigen Sie die Auswahl des Anbieters. Damit sind Sie fertig, auf der Seite der Finanzverwaltung ist nichts weiter zu tun.
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   Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie eine E-Mail von uns (Absender noreply​@​peppol.verteco.digital) mit einer Schaltfläche zur Anmeldung. Hatte Ihre Steuernummer noch keinen Zustelldienst, ist das Unternehmen in diesem Moment bereits im Peppol-Netzwerk registriert und empfängt E-Rechnungen. Hatten Sie bisher einen anderen Zustelldienst, bleibt der Empfang bei ihm, bis Sie seinen Migrationscode eingeben (Anleitung unten).

Keine E-Mail erhalten? Sehen Sie im Spam-Ordner nach oder schreiben Sie uns an peppol​@​verteco.digital. Was zu tun ist, wenn das Unternehmen in der Auswahl nicht erscheint, und wie ein Buchhalter die Auswahl für einen Mandanten vornimmt, beschreibt der Artikel Auswahl des digitalen Zustelldienstes im FS-Portal.

2. So wechseln Sie von einem anderen Zustelldienst zu Verteco

Für den Empfang von E-Rechnungen hat jede Steuernummer im zentralen SMP genau einen Zustelldienst; versenden können Sie über mehrere. Hält bereits ein anderer Anbieter Ihren Empfang, verschiebt ihn die Auswahl von Verteco im Portal der Finanzverwaltung nicht automatisch (die Finanzverwaltung informiert den bisherigen Zustelldienst nicht). Der Wechsel erfolgt per Migrationscode, ohne Ausfall.

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   Wählen Sie Verteco im Portal der Finanzverwaltung (Anleitung oben). Damit erhalten wir Ihr Verifizierungsmerkmal und das Unternehmen wird bei uns aktiviert; versenden können Sie über uns sofort.
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   Bitten Sie den bisherigen Zustelldienst um einen Migrationscode (nach den Netzwerkregeln stellt er ihn nach Vertragsende aus und meldet Sie innerhalb von 3 Werktagen ab). Die Beendigung des Vertrags mit ihm ist Sache zwischen Ihnen beiden.
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   Öffnen Sie im Portal Unternehmen und klicken Sie auf Migration von einem anderen Anbieter, wählen Sie das Unternehmen und geben Sie den Code ein. Der Empfang wechselt sofort und ohne Ausfall zu uns. Sie können den Code auch an peppol​@​verteco.digital senden und wir übernehmen den Wechsel.
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   Möchten Sie den Empfang beim bisherigen Zustelldienst belassen und über uns nur versenden? Wählen Sie in den Unternehmensdetails Empfang bleibt beim bisherigen Anbieter (bewusst). Die Erinnerungen an den Wechsel werden abgeschaltet und der Versand funktioniert weiter.

Zusammenhänge und Fristen erklärt der Artikel Wechsel des digitalen Zustelldienstes.

3. So melden Sie sich zum ersten Mal im Portal an

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   Klicken Sie in der Willkommens-E-Mail auf die Anmelde-Schaltfläche. Das Portal öffnet sich und Sie sind direkt angemeldet, ohne Passwort.
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   Das Portal bietet Ihnen an, ein Passwort festzulegen für weitere Anmeldungen. Wir empfehlen das (Sie können es auch überspringen und sich immer per Link aus der E-Mail anmelden).
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   Beim nächsten Mal melden Sie sich unter peppol.verteco.digital/login mit Ihrem Passwort an oder lassen sich über die Schaltfläche „Anmeldelink senden“ einen neuen Link per E-Mail zuschicken.

4. So senden Sie sich eine Testrechnung (empfohlen als Erstes)

Die Testrechnung läuft durch das echte Peppol-Netzwerk von Ihrem Unternehmen zurück an Ihr Unternehmen. Innerhalb weniger Sekunden sehen Sie den gesamten Kreislauf: Versand, Zustellbestätigung und die empfangene Rechnung mit PDF in der E-Mail. Sie hat den Betrag null und ist kein Steuerbeleg; es wird nichts berechnet und nichts bezahlt.

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   Melden Sie sich im Portal an. Direkt auf der Startseite (Übersicht) befindet sich der Block „Erste Schritte“.
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   Klicken Sie auf die Schaltfläche „Testrechnung senden“.
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   Fragt das Portal nach der Ergänzung des Firmensitzes, klicken Sie auf „Firmensitz ergänzen“, speichern Sie die Adresse und versuchen Sie es erneut (eine Rechnung ohne Anschrift des Lieferanten erfüllt die Pflichtangaben nicht).
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   Innerhalb einer Minute sehen Sie eine grüne Bestätigung mit Link zur Rechnung: Sie hat den Status zugestellt, bei der Rechnung liegt die Zustellbestätigung und eine Kopie ist auch per E-Mail mit PDF- und XML-Anhang eingetroffen.

5. So laden Sie eine Rechnung aus dem Portal herunter (PDF, XML, Zustellbestätigung)

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   Öffnen Sie im linken Menü „Empfangene Rechnungen“ (oder „Gesendete Rechnungen“).
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   Klicken Sie auf die Zeile der Rechnung; ihre Detailansicht mit Vorschau öffnet sich.
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   Oben in der Detailansicht finden Sie die Schaltflächen: „Drucken / PDF“ (öffnet die druckfertige Rechnung; wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“), „XML herunterladen“ (das Original der E-Rechnung aus dem Netzwerk, genau wie es eingetroffen ist) und bei gesendeten Rechnungen auch „Zustellbestätigung herunterladen“ (Nachweis der Zustellung).
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   Ist die Rechnung mit Anhängen des Lieferanten eingetroffen, finden Sie diese im Abschnitt „Anhänge“ weiter unten in der Detailansicht, jeder mit eigener Schaltfläche „Herunterladen“.

Brauchen Sie die Belege gesammelt für Ihre Buchhaltung? In der Rechnungsliste gibt es Links zu export.csv (Übersicht für Excel) und export.zip (alle Original-XML-Dateien auf einmal).

6. So stellen Sie eine echte Rechnung aus und versenden sie

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   Prüfen Sie, ob der Kunde im Peppol-Netzwerk ist: Geben Sie seine USt-IdNr. oder Steuernummer in das Prüftool ein. Ist er nicht im Netzwerk, kann ihm vorerst keine E-Rechnung zugestellt werden (bis zur Pflicht 2027 schließen sich die Unternehmen noch an).
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   Klicken Sie im linken Menü auf „E-Rechnung senden“.
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   Füllen Sie den Kunden aus (die USt-IdNr. genügt, die Daten werden ergänzt; gespeicherte Kunden bietet die Schaltfläche „Adressbuch“), die Positionen, Umsatzsteuersätze und Zahlungsdaten. Die Rechnungsnummer schlägt das Portal gemäß Ihrem Nummernkreis vor.
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   Klicken Sie auf „Über Peppol senden“. Die Rechnung wird vor dem Versand automatisch geprüft; einen etwaigen Fehler sehen Sie sofort, mit konkretem Grund.
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   Den Status verfolgen Sie unter „Gesendete Rechnungen“: Nach der Zustellung wechselt er auf zugestellt und die Zustellbestätigung kommt hinzu. Eine gesendete Rechnung können Sie beim nächsten Mal mit zwei Klicks duplizieren.

7. So erhalten Sie empfangene Rechnungen per E-Mail

Empfangene Rechnungen sind immer im Portal. Zusätzlich können wir sie Ihnen per E-Mail senden (mit PDF und Original-XML im Anhang), zum Beispiel direkt an Ihre Buchhaltung.

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   Öffnen Sie im linken Menü „Meine Unternehmen“ und klicken Sie auf das Unternehmen.
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   Öffnen Sie die Registerkarte „Benachrichtigungen“.
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   Tragen Sie die E-Mail ein (auch die Adresse der Buchhaltung ist möglich), wählen Sie, wie oft sie gesendet werden soll (bei jeder Rechnung, tägliche Übersicht um 7:00 Uhr oder wöchentliche Übersicht; neue Unternehmen haben standardmäßig die tägliche Übersicht), und speichern Sie. Bei „Bei jeder Rechnung“ enthält jede E-Mail PDF und Original-XML im Anhang; die Übersicht enthält eine Liste der Rechnungen und eine Schaltfläche ins Portal.

Für die Anbindung eines eigenen Systems gibt es außerdem eine Webhook-URL; das ist ein Thema für Ihren Techniker (Dokumentation).

8. So fügen Sie eine Buchhalterin oder einen Kollegen hinzu

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   Öffnen Sie im linken Menü „Benutzer“.
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   Geben Sie im Feld „Benutzer einladen (E-Mail)“ die E-Mail-Adresse ein und senden Sie die Einladung.
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   Die eingeladene Person erhält eine E-Mail, bestätigt sie und sieht Ihre Unternehmen und Rechnungen. Die Zugriffe auf einzelne Unternehmen können Sie in den Unternehmensdetails (Abschnitt Zugriffe) feinjustieren.

9. So fügen Sie ein weiteres Unternehmen hinzu

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   Öffnen Sie im linken Menü „Meine Unternehmen“ und klicken Sie auf „+ Unternehmen hinzufügen“.
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   Geben Sie die IČO (Unternehmens-ID; Name und Sitz werden aus dem Register ergänzt) und den Peppol-Identifikator ein: SK + Ihre Steuernummer (bei Umsatzsteuerzahlern ist das die USt-IdNr.).
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   Aktivieren Sie das neue Unternehmen wie das erste: durch Auswahl von Verteco im Portal der Finanzverwaltung (Anleitung Nr. 1 oben). Die Unternehmensdetails zeigen Ihnen dafür einen direkten Link.