Gutschrift und Anzahlungsrechnung als E-Rechnung

Kurz gefasst

• Eine Gutschrift hat den Typ 381 (CreditNote), eine Belastungsanzeige 383 (Invoice). Beide verweisen im Feld BT-25 auf die ursprüngliche Rechnung.
• Eine Korrekturrechnung mit Code 384 wird für die Slowakei erst vorbereitet. Bis dahin empfiehlt die FS Gutschrift und neue Rechnung.
• Eine Anzahlungsrechnung (Proforma) als Zahlungsaufforderung wird nicht über Peppol gesendet. Ein Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung schon, laut FS mit Code 388.
• Eine versteuerte Anzahlung wird in der Schlussrechnung als negative Zeile angerechnet, eine unversteuerte über PrepaidAmount.
• Ein Zahlungsplan für Miete oder Leasing ersetzt ab 2027 die Rechnung für jeden Zeitraum nicht mehr.

Gutschrift: Typ 381 und Verweis auf die ursprüngliche Rechnung

Das häufigste und einfachste Korrekturverfahren im Peppol-Netzwerk ist laut Finanzverwaltung (im Folgenden FS) eine Gutschrift zur ursprünglichen Rechnung (Credit Note) und danach eine neue, richtige Rechnung. Im Feld BT-25 (InvoiceDocumentReference) muss ein eindeutiger Verweis auf die ursprüngliche Rechnung stehen (FS-FAQ, Teil I, Frage 50). Die Gutschrift ist in Peppol BIS Billing 3.0 ein eigener Dokumenttyp 381, und für sie gelten dieselben Zuordnungsregeln wie für die Rechnung 380 (FS-FAQ, Teil II, Frage 17).

Das Umsatzsteuergesetz sieht als elektronische Rechnung auch einen Beleg an, der die ursprüngliche elektronische Rechnung ändert und sich gesondert und eindeutig auf sie bezieht; er muss die laufende Nummer der ursprünglichen Rechnung und die geänderten Daten enthalten (§ 85o Abs. 5). Eine Gutschrift in Peppol ist jedoch ein vollständiger Beleg. Die Begründung zum Regierungsentwurf (Drucksache 1454), Stand 30. 9. 2026 in erster Lesung, führt aus, dass die Norm EN 16931 es nicht erlaubt, den Inhalt einer Korrekturrechnung auf die geänderten Daten zu beschränken, und der Entwurf daher die Meldung von Daten aus Korrekturrechnungen anpasst. Der Entwurf ist noch kein geltendes Gesetz.

Eine fertige Gutschrift finden Sie im Muster 08: Wurzelelement CreditNote mit Code 381, Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung in cac:BillingReference (BT-25, BT-26) und positive Beträge.

Belastungsanzeige: Typ 383

Eine Belastungsanzeige, die die Bemessungsgrundlage erhöht, können Sie in Peppol BIS Billing 3.0 mit dem Code 383 (Debit note) aus der Codeliste UNCL1001 ausstellen. Den Bezug zur ursprünglichen Rechnung geben Sie ebenfalls über BT-25 an (FS-FAQ, Teil II, Frage 39). Sehen Sie sich Muster 09 an: Wurzelelement Invoice mit Code 383 und Verweis in cac:BillingReference, ansonsten wie eine gewöhnliche Rechnung einschließlich Fälligkeit.

Korrekturrechnung mit Code 384: noch nicht

Die FS empfiehlt derzeit, Korrekturen durch die Kombination aus Gutschrift und neuer Rechnung zu lösen. Zusammen mit OpenPeppol bereitet sie die Einführung des Codes 384 (Korrekturrechnung) vor, ähnlich wie in Deutschland. Die Absicht ist, ihn in Fällen ohne Auswirkung auf Umsatzsteuer oder Preis zu verwenden, während bei Auswirkung auf Umsatzsteuer oder Preis Gutschrift und neue Rechnung bleiben. Die Aufnahme des Codes 384 ist laut FS im Rahmen der Herbstausgabe 2026 von Peppol BIS Billing 3.0 realistisch (FS-FAQ, Teil II, Frage 30). Als Alternative nennt die FS auch eine Korrekturrechnung mit allen Pflichtangaben und Verweis in BT-25 (FS-FAQ, Teil I, Frage 50).

Eine Korrekturrechnung zu mehreren Rechnungen

Ist der für die Berichtigung der Bemessungsgrundlage maßgebliche Umstand zum letzten Tag des Abrechnungszeitraums eingetreten, können Sie eine Korrekturrechnung zu mehreren wiederholten Lieferungen ausstellen. Das Feld BT-25 kann wiederholt werden, sodass Sie jede Nummer einer ursprünglichen Rechnung in einem eigenen Eintrag angeben, nicht durch ein Zeichen getrennt in einem Feld. Anzugeben sind alle korrigierten Rechnungen. Der Zeitraum, auf den sich die Korrektur bezieht, ist keine Pflichtangabe; das Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung können Sie angeben, müssen es aber nicht (FS-FAQ, Teil II, Frage 49).

Anzahlungsrechnung versus Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung

Hier liegt der größte Unterschied zwischen zwei Belegen, die in der Praxis beide „Anzahlungsrechnung“ heißen (FS-FAQ, Teil I, Frage 34):

• Eine Proformarechnung oder Zahlungsaufforderung hat nicht die Angaben einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz, und mit ihrer Ausstellung entsteht keine Steuerpflicht. Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und wird nicht über das E-Rechnungssystem gesendet.
• Eine Rechnung zur erhaltenen Zahlung entsteht, wenn Sie die Zahlung vor der Lieferung der Ware oder Dienstleistung erhalten (§ 72 Abs. 1). Sie hat den Charakter eines Steuerbelegs, unterliegt der Regelung für elektronische Rechnungen und wird über den Zustelldienst gesendet.

Ab dem 1. 1. 2027 muss ein inländischer Umsatzsteuerzahler eine elektronische Rechnung über eine Zahlung ausstellen, die er vor der Lieferung der Ware oder Dienstleistung im Inland von einem inländischen Steuerpflichtigen oder einer inländischen nicht steuerpflichtigen juristischen Person erhält (FS-FAQ, Teil I, Frage 38; § 85o Abs. 2). Die Frist beträgt 15 Tage ab dem Tag des Zahlungseingangs (§ 85o Abs. 6 Buchst. b), wie es auch die FS angibt (FS-FAQ, Teil I, Frage 74). Das Gesetz regelt sie für die elektronische Rechnung gesondert: Nach § 85o Abs. 1 sind §§ 71 bis 76 nur anzuwenden, soweit die Absätze 2 bis 8 und 15 nichts anderes bestimmen. Verlassen Sie sich bei der E-Rechnung daher nicht auf die Möglichkeit, die Rechnung bis zum Ende des Monats des Zahlungseingangs nach § 73 Abs. 1 Buchst. b auszustellen.

Zum Belegtyp antwortet die FS direkt: Für einen Steuerbeleg zur erhaltenen Zahlung wird der Code 388 (Tax invoice) aus der Codeliste UNCL1001 verwendet (FS-FAQ, Teil II, Frage 22). Die Struktur eines solchen Belegs (eine Zeile mit Steuersatz, PrepaidAmount in Höhe des Gesamtbetrags und PayableAmount 0) zeigt Muster 12, das genau den Code 388 verwendet.

Anrechnung der Anzahlung in der Schlussrechnung

Die FS unterscheidet, ob Sie zur Anzahlung einen Steuerbeleg ausgestellt haben (FS-FAQ, Teil II, Frage 38):

• Versteuerte Anzahlung (Sie haben eine Rechnung zur erhaltenen Zahlung ausgestellt): Die Anrechnung wird nicht in AllowanceCharge angegeben, sondern als negative Zeile in cac:InvoiceLine mit der Menge -1. Die Zeile enthält Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer mit dem Satz aus dem ursprünglichen Steuerbeleg, sodass sie die Umsatzsteuerübersicht mindert. Den Bezug zum Steuerbeleg geben Sie über BillingReference / InvoiceDocumentReference (BT-25) an.
• Unversteuerte Anzahlung (es ist kein Steuerbeleg entstanden): Es handelt sich weder um eine Berichtigung der Bemessungsgrundlage noch der Umsatzsteuer. Den Betrag geben Sie als PrepaidAmount (BT-113) an, der nur den zu zahlenden Betrag mindert. Eine negative Zeile mit Umsatzsteuer wird hier nicht verwendet.

Dass bereits gezahlte Anzahlungen standardmäßig in PrepaidAmount angegeben werden, bestätigt die FS auch bei Abrechnungsrechnungen (FS-FAQ, Teil II, Frage 26). Beide Situationen auf einem Beleg zeigt Muster 10: negative Zeile mit Menge -1 für die versteuerte Anzahlung, Bezug zum Steuerbeleg über BillingReference (BT-25) und unversteuerte Anzahlung in PrepaidAmount.

Miete, Leasing und Zahlungsplan

Ist der Umsatzsteuerzahler ab dem 1. 1. 2027 verpflichtet, eine elektronische Rechnung auszustellen, kann er eine Vereinbarung über Mietzahlungen (Zahlungsplan) nicht mehr als Sammelrechnung nach § 75 Abs. 2 verwenden. Er stellt für jede wiederholt erbrachte Mietleistung eine elektronische Rechnung aus (FS-FAQ, Teil I, Fragen 33 und 51). Das betrifft auch Leasingraten, wenn das Leasing eine Dienstleistung ist. Eine elektronische Sammelrechnung kann nur für Lieferungen während höchstens eines Kalendermonats ausgestellt werden, innerhalb von fünfzehn Tagen nach dessen Ende (§ 85o Abs. 7; FS-FAQ, Teil II, Frage 41).

Eine elektronische Rechnung muss nicht ausgestellt werden, wenn die Lieferung nach §§ 28 bis 43 und 47 steuerbefreit ist, also zum Beispiel bei der nach § 38 Abs. 3 befreiten Vermietung einer Immobilie (FS-FAQ, Teil I, Frage 51).

Korrekturen von Rechnungen aus 2026

Für einen Beleg, der im Zeitraum vom 1. 1. 2027 bis 30. 6. 2030 eine Rechnung über eine bis zum 31. 12. 2026 erbrachte Lieferung ändert, gelten nach § 85o Abs. 23 dieselben Bedingungen wie für die ursprüngliche Rechnung. War die ursprüngliche Rechnung elektronisch und wurde sie bereits 2026 über den Zustelldienst gesendet, muss die Korrektur dieselben Bedingungen erfüllen und ebenfalls über den Zustelldienst gehen.

Der Regierungsentwurf (Drucksache 1454), Stand 30. 9. 2026 in erster Lesung, schlägt vor, diese Regel (nach Neunummerierung als § 85o Abs. 22) zu lockern: Dieselben Bedingungen wie bei der ursprünglichen Rechnung „können“ angewendet werden. Laut Begründung könnte der Lieferant zu einer Papierrechnung aus 2026 eine Papier- oder eine elektronische Korrektur wählen und zu einer elektronischen Rechnung, die nicht über den Zustelldienst ging, die Korrektur auch über den Zustelldienst senden. Der Entwurf ist noch kein geltendes Gesetz. Weitere Pflichtangaben des Belegs fasst der Artikel Pflichtangaben der E-Rechnung zusammen, den technischen Rahmen der Artikel Peppol BIS Billing 3.0.

Häufige Fragen