Die häufigsten Fehler bei der E-Rechnung

1. Falsche Peppol ID der Gegenseite

Slowakische Subjekte werden mit dem Schema 0245 und der DIČ (Steueridentifikationsnummer) adressiert, z. B. 0245:2121358349. Häufige Fehler: Verwechslung der DIČ mit der IČO oder der IČ DPH, Leerzeichen, fehlendes Schema-Präfix. Prüfen Sie, dass Sie die genaue DIČ und das richtige Format haben. In unserem Portal und im Prüfwerkzeug genügt es, die IČ DPH oder die DIČ einzugeben, in das richtige Format übertragen wir sie für Sie; dieser Hinweis betrifft vor allem eigene Integrationen. Ist eine Rechnung wegen einer falschen Peppol ID als nicht zugestellt geendet, korrigieren Sie die Kennung und senden Sie dieselbe Rechnung erneut mit derselben Nummer und demselben Datum, über die API mit demselben Idempotency-Key.

2. Die Gegenseite ist nicht im SMP registriert

Eine Rechnung kann nur dem zugestellt werden, der im Netzwerk registriert ist (einen Eintrag im SMP hat). Hat der Partner noch keinen Anbieter, schlägt die Zustellung fehl; das ist kein Fehler Ihrer Rechnung. Prüfen Sie vor dem ersten Versand, ob der Empfänger erreichbar ist (kostenlos in unserem Prüfwerkzeug); bis zur Pflicht 2027 schließen sich viele erst an. Was zu tun ist, wenn ein Beleg mit dem Fehler „not registered in the Peppol Network“ endet, beschreibt der Artikel Der Kunde ist nicht im Peppol-Netzwerk.

3. Fehlerhafte oder unvollständige Umsatzsteueraufschlüsselung

Die Umsatzsteueraufschlüsselung muss stimmen: Jeder Satz braucht die richtige Kategorie (S/Z/E/AE…) und den Prozentsatz, und die Summen müssen rechnerisch aufgehen. Besonders aufpassen bei Übergang der Steuerschuld (AE) und steuerbefreiten Leistungen (E): Sie dürfen nicht als Normalsatz (S) gemeldet werden. Die Formatdetails stehen im Artikel über BIS Billing 3.0.

4. Sie senden ein PDF statt eines strukturierten Belegs

Die E-Rechnung nach der Pflicht ist kein PDF im Anhang einer E-Mail. Es muss ein strukturiertes UBL-Dokument sein, das über das Netzwerk übertragen wird. Ein PDF zum Lesen können Sie jederzeit erzeugen, rechtlich maßgeblich ist aber der strukturierte Beleg.

5. Fehlende Pflichtfelder

Ohne die Pflichtfelder (Nummer, Datum, Belegart, Identifikation der Parteien, Währung, Summen) weist die automatische Prüfung des Netzwerks (die sogenannten Schematron-Regeln) die Rechnung ab. Lösung: vor dem Versand validieren (kostenlos in unserem Validator) und Software verwenden, die die Pflichtfelder erzwingt. Stoppt bei uns die Prüfung eine Rechnung noch vor der Übergabe an das Netzwerk, wird sie weder zugestellt noch an die Finanzverwaltung gemeldet: Korrigieren Sie sie und senden Sie sie erneut, ruhig unter derselben Nummer (über die API mit demselben Idempotency-Key). Senden Sie sie an einem anderen Tag, soll das Ausstellungsdatum der Tag des tatsächlichen Versands sein (FAQ der FS, Teil I, Frage 74).

6. Vergessene Steuermeldung

Ab 2027 gehört zur Rechnung auch die Meldung der Daten an die Finanzverwaltung. Erledigt der Anbieter das nicht automatisch, droht, dass Sie die Pflicht nicht erfüllen. Prüfen Sie es: siehe Datenmeldung (TDD) und die Checkliste für die Auswahl.

Wie Sie es sich leichter machen

Den meisten Fehlern beugen Sie mit guter Software bzw. einem guten Anbieter vor, der vor dem Versand validiert, die Meldung automatisch erledigt und verständliche Fehlermeldungen hat. Den Rechnungsempfang können Sie bei uns bis zum 31. 12. 2026 kostenlos ausprobieren, noch vor der Pflicht.