E-Rechnung und Nicht-Umsatzsteuerzahler ab 1. 1. 2027

Kurz gefasst

• E-Rechnungen verpflichtend ausstellen müssen ab dem 1. 1. 2027 nur Umsatzsteuerzahler. Den Nicht-Umsatzsteuerzahler betrifft diese Pflicht nicht.
• Eine über das Peppol-Netzwerk zugestellte E-Rechnung empfangen können muss jeder inländische Steuerpflichtige einschließlich der Nicht-Umsatzsteuerzahler und auch jede inländische juristische Person, die kein Steuerpflichtiger ist.
• In der Praxis bedeutet das, einen digitalen Postboten auf dem Portal der Finanzverwaltung auszuwählen. Ihre Peppol-ID lautet 0245:DIČ.
• Wenn Sie eine E-Rechnung freiwillig senden, hat sie die Umsatzsteuerkategorie O und enthält weder die USt-IdNr. des Lieferanten noch die des Abnehmers.
• Bei uns: Empfang ohne Archiv kostenlos bis 1 000 Rechnungen pro Monat (gesendete und empfangene zusammen).

E-Rechnungen müssen Sie nicht ausstellen

Die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung erlegt § 85o Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes dem nach § 4, 4b oder 4c registrierten Umsatzsteuerzahler auf, der eine Ware oder Dienstleistung mit Lieferort im Inland an einen inländischen Steuerpflichtigen oder eine inländische nicht steuerpflichtige juristische Person liefert. Die Finanzverwaltung sagt es für Nicht-Umsatzsteuerzahler direkt: Mit Wirkung ab dem 1. 1. 2027 gilt die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung nach § 85o nicht für einen Steuerpflichtigen, der kein Umsatzsteuerzahler ist (FS-FAQ, Teil I, Frage 57).

Nicht-Umsatzsteuerzahler sind Sie, wenn Sie weder nach § 4, § 4b noch § 4c des Umsatzsteuergesetzes für die Umsatzsteuer registriert sind (FS-FAQ, Teil I, Frage 54). Rechnungen an Ihre Abnehmer können Sie also wie bisher ausstellen, zum Beispiel als PDF. Wann Sie kraft Gesetzes Umsatzsteuerzahler werden, erklären wir im Artikel E-Rechnung für Einzelunternehmer.

Empfangen können müssen Sie sie

Die zweite Pflicht betrifft die Empfänger. Nach § 71 Abs. 5 des Umsatzsteuergesetzes ist jede Person, der im Inland eine Ware oder Dienstleistung geliefert wird, bei der der Steuerpflichtige eine elektronische Rechnung ausstellen muss, verpflichtet sicherzustellen, dass sie eine über den Zustelldienst gesendete elektronische Rechnung empfangen kann. Wem der Umsatzsteuerzahler eine E-Rechnung ausstellt, bestimmt § 85o Abs. 3: einem Steuerpflichtigen mit Sitz, Geschäftsort, Betriebsstätte oder Wohnsitz im Inland (oder der sich gewöhnlich im Inland aufhält) und einer nicht steuerpflichtigen juristischen Person mit Sitz im Inland. Der Status als Umsatzsteuerzahler auf Empfängerseite spielt hier keine Rolle.

Ihre Zustimmung zur E-Rechnung ist nicht erforderlich (FS-FAQ, Teil I, Frage 12). Die Finanzverwaltung führt ausdrücklich aus, dass auch Steuerpflichtige ohne Status als Umsatzsteuerzahler solche Rechnungen empfangen können müssen, wenn ein Umsatzsteuerzahler sie für eine Lieferung im Inland verpflichtend ausstellt (FS-FAQ, Teil I, Frage 54).

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, und damit auch Ihre Pflicht, deren Empfang über den Zustelldienst sicherzustellen, entsteht insbesondere bei diesen Leistungen nicht:

• Leistung, die nach §§ 28 bis 43 und 47 des Umsatzsteuergesetzes steuerbefreit ist (FS-FAQ, Teil I, Fragen 51 und 55),
• vereinfachte Rechnung nach § 74 Abs. 3 Buchst. a oder b, also ein Beleg bis 100 Euro oder ein Beleg aus der eKasa-Registrierkasse bis 400 Euro einschließlich Steuer (FS-FAQ, Teil I, Fragen 51 und 66).

Der Lieferant kann Ihnen auch in diesen Fällen freiwillig eine E-Rechnung senden; das Netzwerk stellt sie genauso zu wie eine verpflichtende (FS-FAQ, Teil I, Frage 55).

Es betrifft auch juristische Personen, die keine Steuerpflichtigen sind

Die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können, haben auch inländische juristische Personen, die keine Steuerpflichtigen sind. Die Finanzverwaltung nennt im Leitfaden für Nichtregierungsorganisationen als Beispiel Behörden der Staatsverwaltung, Gemeinden, deren Haushalts- und Zuschussorganisationen, gemeinnützige Organisationen und Bürgervereine. Auch sie identifiziert das Netzwerk anhand der DIČ. Nichtregierungsorganisationen, die bisher keine DIČ hatten, teilt die Finanzverwaltung sie laut demselben Leitfaden in den meisten Fällen automatisch zu. Wer keine DIČ hat und auch keinen Registrierungsbescheid erhalten hat, beantragt beim Steuerverwalter die Registrierung zur Einkommensteuer; die DIČ wird spätestens innerhalb von 30 Tagen zugeteilt (FS-FAQ, Teil I, Frage 70). Das Vorgehen für Vereine, Stiftungen und Eigentümergemeinschaften behandeln wir im Artikel E-Rechnung für gemeinnützige Organisationen, Vereine und Wohnungseigentümergemeinschaften.

Freiwilliger Versand und wie die Rechnung eines Nicht-Umsatzsteuerzahlers aussieht

Sie können sich dem Netzwerk auch für den Versand anschließen. Für den Nicht-Umsatzsteuerzahler entsteht dadurch keine Pflicht, alle Rechnungen über das Netzwerk zu senden; jede gesendete E-Rechnung muss jedoch die Validierungsregeln von Peppol BIS Billing 3.0 erfüllen (FS-FAQ, Teil I, Frage 63).

Die Lieferung eines Nicht-Umsatzsteuerzahlers unterliegt nicht der Umsatzsteuer, daher wird laut Finanzverwaltung der Code der Umsatzsteuerkategorie „O“ (Not subject to VAT) verwendet. Dabei darf nach der Regel BR-O-02 auf der Rechnung weder die USt-IdNr. des Lieferanten noch die des Abnehmers angegeben sein, und den Abnehmer identifizieren Sie ohne USt-IdNr., zum Beispiel über IČO oder DIČ (FS-FAQ, Teil II, Frage 42). Die Zuordnung der Finanzverwaltung weist einer Leistung außerhalb des Anwendungsbereichs der Umsatzsteuer den Begründungscode VATEX-EU-O zu (FS-FAQ, Teil III).

Einen fertigen gültigen Beleg in dieser Form finden Sie als Muster Nr. 2: Aussteller ist kein Umsatzsteuerzahler. Würde der Abnehmer darauf bestehen, dass seine USt-IdNr. auf der Rechnung steht, lässt sich eine solche Rechnung laut Finanzverwaltung nicht im Einklang mit den Regeln von Peppol BIS 3.0 ausstellen, und es ist ein anderer Zustellweg außerhalb des Netzwerks zu wählen (FS-FAQ, Teil II, Frage 42). Die Datenmeldung an die Finanzverwaltung betrifft Sie bei einer solchen Rechnung nicht: Der Anbieter des Absenders meldet nur Rechnungen, auf denen der Aussteller eine USt-IdNr. hat (FS-FAQ, Teil I, Frage 44).

DIČ, USt-IdNr. und Ihre Peppol-ID

Ein Nicht-Umsatzsteuerzahler hat eine DIČ (Steuernummer), eine USt-IdNr. in der Regel nicht (Ausnahme ist die Registrierung nach § 7 oder § 7a, etwa wegen Dienstleistungen von einer ausländischen Person aus der EU, die nicht zum Umsatzsteuerzahler macht). Für das Peppol-Netzwerk ist das kein Problem: Ein slowakisches Subjekt wird darin anhand der DIČ identifiziert, auch wenn ihm keine USt-IdNr. zugeteilt ist (FS-FAQ, Teil I, Frage 39). Die Adresse im Netzwerk hat die Form 0245:DIČ (FS-FAQ, Teil I, Frage 70), und zwar nur mit Ziffern, ohne das Präfix „SK“. Einzelheiten finden Sie im Artikel Peppol-ID.

In unserem Portal entfernen Sie in den Unternehmensdaten das Häkchen im Feld „Wir sind Umsatzsteuerzahler (uns ist eine USt-IdNr. zugeteilt)“. Das Portal stellt dann beim Versand aus dem Formular die Rechnung in der Kategorie O mit dem Grund VATEX-EU-O aus, ohne Umsatzsteuersätze und mit Ihrer DIČ anstelle der USt-IdNr., und zeigt die DIČ auch beim Unternehmen und in der Rechnungsvisualisierung an.

Vermieter, der kein Umsatzsteuerzahler ist

Den Vermieter einer Immobilie, der kein Umsatzsteuerzahler ist, nennt die Finanzverwaltung als typisches Beispiel: Er muss keine E-Rechnungen ausstellen, muss sie aber empfangen können, wenn ein Umsatzsteuerzahler sie ihm für eine Lieferung im Inland verpflichtend ausstellt (FS-FAQ, Teil I, Frage 54). Bei einer Immobilie im gemeinsamen Eigentum von Ehegatten registriert sich im Netzwerk derjenige Ehegatte, der die E-Rechnungen in der Stellung eines Steuerpflichtigen empfangen wird (FS-FAQ, Teil I, Frage 56).

Der Regierungsentwurf (Drucksache 1454), Stand 30. 9. 2026 in erster Lesung, schlägt in § 71 Abs. 5 eine Ausnahme vor: Die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können, würde für den Nicht-Umsatzsteuerzahler bei Rechnungen im Zusammenhang mit einer nach § 38 Abs. 3 steuerbefreiten Vermietung einer Immobilie nicht gelten, wenn die Immobilie nicht zum Betriebsvermögen gehört. Die Ausnahme würde nicht gelten, wenn die Person für andere eigene Leistungen E-Rechnungen empfangen muss. Das vorgeschlagene Inkrafttreten dieser Änderung ist der 1. 1. 2027. Es handelt sich um einen Entwurf, nicht um geltendes Recht; solange das Parlament ihn nicht beschließt, gilt § 71 Abs. 5 in der aktuellen Fassung, also ohne diese Ausnahme.

Was es bei uns kostet

Der Empfang ohne Datenarchiv ist kostenlos bis 1 000 Rechnungen pro Monat (gesendete und empfangene zusammen). Neue Unternehmen haben das Archiv standardmäßig eingeschaltet; wer nur kostenlos empfangen möchte, schaltet es in den Unternehmensdetails aus, und der Inhalt der Belege wird bei uns dann 14 Tage nach der Zustellung gelöscht. Die Gebühr von 2 € zzgl. MwSt. (2,46 € inkl. MwSt.) monatlich pro IČO (Unternehmens-ID) wird nur für den Monat berechnet, in dem das Unternehmen mindestens eine Rechnung gesendet oder zum Monatsende das Datenarchiv eingeschaltet hatte. Jede Rechnung über dem Limit kostet 0,01 € zzgl. MwSt., auch wenn das Unternehmen nur empfängt. Bis zum 31. 12. 2026 wird nichts berechnet. Einzelheiten finden Sie auf der Seite Empfang von E-Rechnungen.

Damit Ihnen Lieferanten E-Rechnungen zustellen können, genügt es, sich zu registrieren und die Auswahl von Verteco auf dem Portal der Finanzverwaltung zu bestätigen. Wenn Ihre DIČ noch keinen Postboten hat, registrieren wir Sie innerhalb weniger Minuten im Netzwerk, und Sie sehen empfangene Rechnungen im Portal.

Häufige Fragen