Ein Buchhaltungsprogramm ist kein digitaler Postbote

Kurz gefasst

• Das Programm erstellt die Rechnung. Zugestellt und mit ihren Daten an die Finanzverwaltung gemeldet wird sie vom digitalen Postboten.
• Der digitale Postbote kann Teil Ihres Programms sein oder ein eigenständiger Dienst. Prüfen Sie das beim Anbieter und in der Liste auf dem Portal der Finanzverwaltung.
• Die Auswahl des Postboten für den Empfang für Ihre DIČ nehmen Sie (oder eine Person mit Autorisierung) auf dem Portal der Finanzverwaltung vor, auch wenn das Programm einen Postboten anbietet.
• Für den Empfang haben Sie einen Postboten, senden können Sie über mehrere.
• Mit Verteco verbinden Sie das Programm über Dateien, eine direkte Verbindung im Programm oder über die REST-API.

Das Programm erstellt die Rechnung, der Postbote stellt sie zu und meldet sie

Ab 2027 werden E-Rechnungen mithilfe zertifizierter Anbieter des Zustelldienstes, sogenannter digitaler Postboten, gesendet. Zugang zu diesem Dienst haben Sie laut Finanzverwaltung (im Folgenden FS) entweder über Ihr Buchhaltungsprogramm oder über die Web- oder Mobilanwendung des digitalen Postboten (FS-FAQ, Teil I, Frage 6). Den Zustelldienst erbringen darf nur eine Person, die im von der Finanzdirektion geführten und auf ihrer Website veröffentlichten Verzeichnis zertifizierter Anbieter eingetragen ist (§ 76a Abs. 5 und 7 des Umsatzsteuergesetzes).

Die Aufgaben sind also verteilt. Das Programm stellt die Rechnung als strukturiertes XML nach der Norm EN 16931 aus. Der Postbote stellt sie dem Adressaten zu und erstellt und sendet technisch die Meldung mit den Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung (FS-FAQ, Teil II, Frage 20). Der Postbote des Absenders meldet dabei Rechnungen, bei denen der Aussteller eine USt-IdNr. hat (FS-FAQ, Teil I, Frage 44). Die bloße technische Erstellung einer im Buchhaltungssystem gespeicherten Rechnung genügt laut FS nicht, damit sie als ausgestellte elektronische Rechnung gilt: Innerhalb der Frist muss sie auch zur Zustellung an den Empfänger übergeben werden (FS-FAQ, Teil I, Frage 74).

Anbieter der Dienste kann auch ein Anbieter von Buchhaltungs- oder ERP-Software sein (FS-FAQ, Teil I, Frage 22). Deshalb enthalten manche Programme einen Postboten und andere nicht. Welcher Fall Ihrer ist, erfahren Sie nur durch Nachprüfen, nicht aus dem Namen des Programms.

Wie Sie herausfinden, ob Ihr Programm einen Postboten hat

Der FS-Leitfaden für Nichtregierungsorganisationen empfiehlt, beim Anbieter zu klären, ob die Software E-Rechnungen unterstützen wird und ob der digitale Postbote direkt Teil der Lösung sein oder gesondert angebunden wird. Fragen Sie vor allem:

• Wird das Programm mit XML nach der europäischen Norm EN 16931 arbeiten?
• Wird der Dienst des digitalen Postboten direkt im Programm integriert sein?
• Wird es möglich sein, Rechnungen direkt ins Programm zu empfangen und bei Umsatzsteuerzahlern auch auszustellen und zu senden?
• Ab wann wird diese Funktionalität verfügbar sein und wie lauten Aktivierungsbedingungen und Preis?
• Wie werden Archivierung, Suche, Anzeige und Export von Rechnungen sichergestellt?
• Wie wird der Zugang für einen externen Buchhalter eingerichtet?

Prüfen Sie die Antwort in der Liste der zertifizierten Anbieter und ihrer Vermittler auf vpds.financnasprava.sk. Die Liste ist öffentlich, und jede Zeile nennt den Vermittler (Spalte „Váš digitálny poštár“, Ihr digitaler Postbote) und den zertifizierten Anbieter. Ist ein Subjekt zugleich Anbieter und Vermittler, steht in beiden Spalten seine Firma (Handbuch zur PDS-Anwendung, Kapitel 3 und 4.1).

• Ein zertifizierter Anbieter ist im von der Finanzdirektion geführten Verzeichnis eingetragen (§ 76a Abs. 5 und 7 des Umsatzsteuergesetzes); laut FS-Leitfaden für Nichtregierungsorganisationen muss er im Peppol-Netzwerk zertifiziert und zugleich von der Finanzverwaltung akkreditiert sein.
• Ein Vermittler verkauft die Dienste des Anbieters und übernimmt Onboarding und Betreuung der Kunden; er muss selbst kein akkreditierter Anbieter sein (Handbuch zur PDS-Anwendung, Kapitel 2). Um in der Liste geführt zu werden, muss er bei der FS registriert sein und erhält einen eigenen Aktivierungslink (FS-FAQ, Teil II, Frage 27).

Finden Sie den Anbieter Ihres Programms in der Liste nicht, fragen Sie ihn, mit welchem zertifizierten Anbieter er zusammenarbeitet. Ob Ihre DIČ bereits im Peppol-Netzwerk registriert ist, prüfen Sie im Werkzeug Unternehmensprüfung; wenn wir den Access Point bestimmen können, zeigt es ihn auch an. Die FS weist dabei darauf hin, dass die Peppol-Infrastruktur keine standardisierte Möglichkeit bietet, den Namen des im SMP eingetragenen Postboten zu prüfen, und empfiehlt, den Leistungsumfang (Senden, Empfangen) im Vertrag eindeutig festzulegen (FS-FAQ, Teil II, Frage 47).

Die Auswahl für Ihre DIČ nehmen Sie vor

Den digitalen Postboten wählen Sie selbst aus dem Marktangebot (FS-FAQ, Teil I, Frage 6). Für den Empfang elektronischer Rechnungen ist die Registrierung über das FS-Portal eine gesetzliche Pflicht (FS-FAQ, Teil I, Frage 73), und zwar auch dann, wenn Ihr Programm einen Postboten anbietet. Die Auswahl nehmen Sie in der Anwendung auf dem FS-Portal vor: Sie melden sich über slovensko.sk (zum Beispiel mit dem Personalausweis mit Chip) oder mit Kennung und Passwort an und wählen das Subjekt, für das Sie handeln. Einen Anbieter kann nur ein Subjekt mit zugeteilter und mitgeteilter DIČ wählen (Handbuch zur PDS-Anwendung, Kapitel 3 und 4.2).

Für eine juristische Person handelt eine Person, die auf dem FS-Portal registriert ist und eine Autorisierung zu ihrer Vertretung hat (FS-FAQ, Teil I, Frage 41). Das gesamte Vorgehen Bildschirm für Bildschirm beschreibt der Artikel Auswahl des digitalen Postboten auf dem FS-Portal. Wenn Sie über Verteco empfangen möchten, nehmen Sie die Auswahl auf vpds.financnasprava.sk/vyber-certifikovaneho-poskytovatela?id=33 vor.

Ein Postbote für den Empfang, für den Versand können es mehrere sein

Für eine bestimmte Peppol-Kennung können Sie im SMP nur einen Postboten für den Empfang registriert haben. Der Empfang von Rechnungen ist also eindeutig geroutet, und das Buchhaltungsprogramm befasst sich nicht mit der Wahl des Postboten beim Empfang. Für den Versand können Sie mehrere vertraglich gebunden haben; welcher verwendet wird, ist Sache der Programmeinstellung und der Verträge mit den Anbietern (FS-FAQ, Teil I, Frage 36). Der Postbote, über den Sie senden, kann von Ihnen das Verifikationsdatum verlangen, das Sie durch seine Auswahl auf dem FS-Portal erhalten (FS-FAQ, Teil I, Frage 73).

In der Praxis heißt das, dass Sie über Verteco empfangen und aus dem Programm über dessen Postboten senden können, oder umgekehrt: Ist Ihr Empfang bereits bei einem anderen Anbieter registriert, können Sie über Verteco nur senden. Die Verlegung des Empfangs beschreibt der Artikel Wechsel des digitalen Postboten.

Drei Wege, das Programm mit Verteco zu verbinden

1. Dateien aus dem Programm und ins Programm

Das Portal exportiert empfangene wie ausgestellte Rechnungen in einem Format, das Ihr Programm einliest, und aus den meisten dieser Programme kann es umgekehrt ausgestellte Rechnungen zum Versand einlesen. Anleitungen zu den einzelnen Programmen finden Sie für POHODA, MK-soft, MRP-K/S, Money S3, Money S4 / S5, KROS OMEGA, KROS ALFA plus und ProLuc. Bei KROS ALFA plus und ProLuc ist bisher nur der Export aus dem Portal fertig, das Einlesen von Rechnungen aus diesen Programmen bereiten wir vor; der Export für ALFA plus enthält bisher nur ausgestellte Rechnungen (Forderungen).

2. Direkte Verbindung im Programm

Manche Programme kommunizieren direkt mit dem Portal, ohne Dateien. MK-soft etwa hat laut seiner Anleitung ab der Version vom 22. 9. 2026 eine eingebaute Verbindung mit Verteco: Im Programm geben Sie die Daten unseres API-Schlüssels (Client Id und Client Secret) ein, und die Rechnungen laufen in beide Richtungen automatisch. Das Vorgehen steht in der Anleitung MK-soft.

3. REST-API (SAPI-SK)

Für eigene Systeme und Softwarehersteller stehen eine REST-API nach dem slowakischen Standard SAPI-SK, Webhooks und eine Testumgebung zur Verfügung. Alles beschreibt die Dokumentation für Entwickler.

Sind Sie Hersteller von Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware?

Sie haben zwei Wege. Sie können Ihr Programm über die API an Verteco anbinden; Ihre Kunden wählen uns auf dem FS-Portal aus und senden Rechnungen aus Ihrem Programm. Oder Sie werden Vermittler unter unserer Akkreditierung: Die FS führt Sie in der Liste mit eigenem Aktivierungslink, und die Kunden wählen direkt Sie aus. Die Bedingungen finden Sie auf der Seite für Vermittler, die Programme und Dienste, die bereits auf diese Weise zusammenarbeiten, in der Liste unserer Vermittler.

Häufige Fragen